نظام شركة إدارة أملاك متكاملة
مديرو الأملاك الذين يشغّلون محافظ مالكين متعددة: إيجارات وصيانة وتحصيل.
كل وحدة عقارية ملف حي يتحرك من الشغور إلى التأجير فالتحصيل والتجديد، مع متابعة الصيانة والمصروفات لكل عقار.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
كل وحدة في المحفظة تُدار بطاقة تتحرك عبر دورتها الكاملة: تبدأ في «شاغرة» عند خلوها، وتنتقل إلى «عرض» بمجرد نشرها وبدء استقبال المعاينات، ثم إلى «مؤجرة» فور توقيع العقد وتسليم المفتاح. أثناء سريان العقد تمر البطاقة بـ«صيانة» كلما ورد بلاغ، وتعود إلى «مؤجرة» بعد الإصلاح، وقبل نهاية العقد بتسعين يوماً تنتقل إلى «تجديد» للتفاوض مع المستأجر، فإما تعود مؤجرة بعقد جديد أو تنتقل إلى «إخلاء» لاستلام الوحدة وفحصها وإعادتها شاغرة من جديد.
المستحقات هي دفتر المحفظة المالي: تُسجَّل الإيجارات المستحقة شهرياً على كل عقد، وما يُحصَّل منها وما يتأخر، وتُقيَّد مصروفات الصيانة والعمولات على العقار الذي صُرفت عليه — فيعرف مدير المحفظة صافي دخل كل عقار ونسبة التحصيل دون الرجوع إلى دفاتر المالك. الدردشة قناة البلاغات السريعة: بلاغ تسريب من مستأجر أو تنسيق موعد معاينة، أما الإعلانات فتُستخدم لتنبيهات المواعيد الرسمية للمستأجرين مثل مواعيد السداد وأعمال الصيانة العامة وإشعارات الإخلاء.
يتكامل عمل الأدوار الثلاثة على البطاقة نفسها: مندوب التأجير يحرك الوحدة من «عرض» إلى «مؤجرة» ويسجل بيانات المستأجر، محاسب التحصيل يراقب عمود «مؤجرة» ويقيد الدفعات في المستحقات وينبه على المتأخرين، ومنسق الصيانة يستلم البلاغات من الدردشة ويفتح بطاقة في «صيانة» حتى إغلاقها. مدير المحفظة يطّلع على اللوحة صباحاً فيعرف الإشغال والمتأخرات والبلاغات المفتوحة في نظرة واحدة، ويرفع تقريراً شهرياً لكل مالك عن عقاره.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
مدير المحفظة
يشرف على اللوحة كاملة ونسب الإشغال والتحصيل، ويعتمد عقود الإيجار الجديدة، ويرفع التقارير الشهرية للملاك عن أداء عقاراتهم.
مندوب التأجير
يدير الوحدات في عمودي «شاغرة» و«عرض»: ينسق المعاينات، ويفاوض المستأجرين، وينقل البطاقة إلى «مؤجرة» بعد توقيع العقد والتسليم.
منسق الصيانة
يستقبل البلاغات من الدردشة ويفتح بطاقاتها في «صيانة»، ويوزع الفنيين ويتابع الإصلاح حتى إغلاق البطاقة وإعادة الوحدة لحالتها.
محاسب التحصيل
يقيد الإيجارات المستحقة والمحصلة في المستحقات لكل عقار، ويتابع المتأخرين ويصعّد المطالبات، ويسجل مصروفات الصيانة على عقاراتها.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- الإعلانات — صوت الإدارة الرسمي — تعميمات وتنبيهات تصل الجميع
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
إعلان ترحيبي: «أهلاً بكم في نظام إدارة المحفظة»
من اليوم كل وحدة نديرها بطاقة على هذه اللوحة تتحرك من «شاغرة» حتى «تجديد» أو «إخلاء»، وكل ريال يدخل أو يخرج يُقيَّد في المستحقات على عقاره. أول خطوة: سجّلوا الوحدات الشاغرة والعقود القائمة كاملة خلال هذا الأسبوع حتى تكتمل الصورة. بلاغات المستأجرين العاجلة في الدردشة، والتنبيهات الرسمية لهم تُنشر هنا في الإعلانات.
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.