نظام قسم توفير خدمات

كل حاجة لخدمة — صيانة دورية، نظافة، استشارة، مقاولة — تدخل بطاقة في عمود «طلب» يصف فيها القسم الطالب نطاق العمل المطلوب وموقع التنفيذ والمدة المتوقعة. ينقلها مخصص شراء الخدمات إلى «عروض» لجمع عروض من مقدمي الخدمة مع مقارنة لا تقف عند السعر بل تشمل الخبرة والكوادر ومدة التنفيذ. بعد الاختيار تنتقل البطاقة إلى «عقد» حيث يُصاغ نطاق العمل ومستويات الخدمة وشروط الدفع ويوقع، ثم «تنفيذ» طوال فترة تقديم الخدمة مع متابعة دورية موثقة على البطاقة. عند اكتمال العمل تنتقل إلى «استلام» حيث يعاين القسم المستفيد النتيجة ويوقع محضر القبول، ثم «تقييم» لتوثيق أداء مقدم الخدمة، وأخيراً «فوترة» لصرف المستحقات.

الدردشة تنسق التنفيذ اليومي: موعد وصول فريق الصيانة، استفسار من مقدم الخدمة عن تجهيز الموقع، أو بلاغ من القسم المستفيد عن قصور في الأداء أثناء التنفيذ. الملاحظات المؤثرة على الاستلام أو الدفع تُوثَّق على البطاقة لا في المحادثة.

المستحقات تدير مال الخدمات: الدفعات المقدمة عند التوقيع، والدفعات المرتبطة بمراحل التنفيذ، والمستحق النهائي المحتجز حتى الاستلام — كلها تُسجَّل على مقدم الخدمة وتُطابَق مع محاضر القبول قبل الصرف. لا دفعة نهائية إلا وبطاقة الخدمة في «استلام» موقعة من القسم المستفيد.

مخصصو شراء الخدمات يملكون البطاقة من «طلب» إلى «عقد»، والقسم المستفيد يتابع «تنفيذ» ويوثق الملاحظات، ويوقع «استلام» بعد المعاينة الفعلية لا بالثقة. التقييم في عمود «تقييم» يبني سجل مقدمي الخدمات: من يُدعَ للعرض القادم ومن يُستبعد، والمالية لا تصرف في «فوترة» إلا بالمستندات المكتملة.