نظام قسم تدقيق موردين
فرق تقيّم موردي الشركة دورياً بزيارات ميدانية وملاحظات وإجراءات وقرارات استمرار.
تدقيق الموردين منهجي: خطة سنوية وزيارات موثقة وإجراءات تصحيحية وقرار استمرار مبني على أدلة.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
تبدأ الدورة ببطاقات في عمود «خطة» تحدد الموردين المشمولين بتدقيق العام ومعايير التقييم وتاريخ كل زيارة. عند الموعد تنتقل البطاقة إلى «زيارة» حيث يزور المدققون منشأة المورد ويعبئون قائمة الفحص — الجودة والسلامة والالتزام النظامي والقدرة المالية — ويرفعون الأدلة والصور مرفقات. كل خلل يُرصد يُسجَّل في «ملاحظات» مصنفاً حسب خطورته، ثم تنتقل البطاقة إلى «إجراءات» حيث يُطلب من المورد خطة تصحيحية بمواعيد محددة ويُتابع تنفيذها. بعد انقضاء المهلة تنتقل البطاقة إلى «تقييم» لحساب النتيجة النهائية، وأخيراً «قرار استمرار»: استمرار بلا قيد، أو استمرار مشروط، أو إيقاف التعامل.
المنتدى هو ذاكرة التدقيق المؤسسية: نتائج كل زيارة تُنشر في موضوع المورد، والإجراءات التصحيحية تُتابَع علناً بين الجودة والمشتريات، وقرارات الاستمرار والإيقاف تُوثَّق بمبرراتها. حين يسأل أحد بعد سنة لماذا أوقفنا مورداً، يجد السجل كاملاً لا ذكريات متفرقة.
تدفق المعلومة محكم: مدققو الموردين ينفذون الزيارات ويرفعون الملاحظات، والجودة تصادق على تصنيف الخطورة وتتابع الإجراءات التصحيحية، والمشتريات تحضر النتائج لأن قرار الإيقاف يعني البحث عن بديل قبل فوات الأوان. لا قرار استمرار أو إيقاف يُتخذ في اجتماع عابر — كل قرار يُبنى على بطاقة مكتملة المراحل ويُوثَّق في المنتدى.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
مدققو الموردين
ينفذون الزيارات الميدانية ويعبئون قوائم الفحص ويرفعون الأدلة والملاحظات على البطاقات.
مسؤول الجودة
يصادق على تصنيف خطورة الملاحظات، ويتابع الإجراءات التصحيحية في عمود «إجراءات» حتى الإغلاق.
مسؤول المشتريات
يحضر نتائج التقييم ويستعد لقرارات الإيقاف بتأمين موردين بدائل قبل انقطاع التوريد.
مدير سلسلة الإمداد
يعتمد خطط التدقيق السنوية ويوقع قرارات الاستمرار والإيقاف الموثقة في المنتدى.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- المنتدى — نقاشات موثقة بأقسام منظمة — قرارات ومعرفة لا تضيع
أقسام المنتدى (4)
- نتائج التدقيقموضوع دائم لكل مورد تُنشر فيه نتائج الزيارات والتقييمات عبر السنوات — سجل تراكمي للأداء.
- الإجراءات التصحيحيةمتابعة خطط الموردين التصحيحية: ما التزموا به وما تأخر، والأدلة على الإغلاق.
- قرارات الاستمرار والإيقافتوثيق كل قرار استمرار أو إيقاف مع مبرراته ونتيجة التقييم التي بُني عليها.
- منهجية التدقيقتطوير قوائم الفحص ومعايير التقييم بناءً على ما تكشفه الجولات الفعلية.
«قواعد العمل في هذا النظام» — مثبّت في المنتدى
١) لا مورد حرج يستمر عاماً دون زيارة تدقيقية موثقة ببطاقة مكتملة. ٢) كل ملاحظة تُصنَّف خطورتها وتُرفق أدلتها في «ملاحظات» قبل مطالبة المورد بأي إجراء. ٣) الإجراءات التصحيحية لها مواعيد محددة على البطاقة — تأخر المورد مرتين يعني التصعيد إلى «قرار استمرار». ٤) قرارات الاستمرار والإيقاف تُوثَّق في المنتدى بمبرراتها ونتيجة التقييم، ولا تُتخذ في اجتماعات غير موثقة. ٥) المشتريات تُبلَّغ بقرار الإيقاف فور توثيقه لتأمين البديل قبل انقطاع التوريد.
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.