System für Steuer- und Buchhaltungskanzleien
Steuer- und Buchhaltungskanzleien, die Dutzende Mandanten bei Zakat, Steuern, Abschlüssen und Lohnabrechnung betreuen.
Strukturierte monatliche Abschlusszyklen je Mandant – vom Belegeingang bis zur Einreichung, mit Erinnerungen an Steuerfristen und Mandantenhonoraren.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Die Arbeit in der Kanzlei läuft in wiederkehrenden Monatszyklen: Für jeden Mandanten beginnt eine Zykluskarte im „Belegeingang“, wo die Assistenten Buchungssätze, Rechnungen, Gehaltsnachweise und Belege zusammentragen und vollständig an die Karte anhängen. Danach geht sie in die „Bearbeitung“ für Kontierung und Erstellung der Erklärung oder des Abschlusses, dann ins „Partner-Review“, wo der Partner Zahlen sowie Zakat- und steuerliche Behandlungen prüft – und die Karte bei Fehlern mit konkreten Anmerkungen an die „Bearbeitung“ zurückgibt. Nach der Freigabe folgt die „Einreichung“ über die Behördenportale, dann der „Zyklusabschluss“, sobald die Zahlung bestätigt und die Unterlagen abgelegt sind.
Das Forum ist das fachliche Referenzarchiv der Kanzlei: Dort werden unklare Buchungsfragen und interne Festlegungen erörtert – wie wir einen bestimmten Posten bei einem Mandanten behandelt haben und warum. So bleibt die Kanzleilinie einheitlich und über Zyklen und neue Mitarbeiter hinweg erhalten. Der Chat dient nur der schnellen Abstimmung: ein fehlender Beleg beim Mandanten, eine Frage zu einer Buchung oder die Terminabstimmung für einen Außentermin.
Die Ankündigungen enthalten Steuerfrist-Erinnerungen für die Mandanten: nahende Fristen für Steuer- oder Zakat-Erklärungen und neue Anforderungen der Zakat-, Steuer- und Zollbehörde (ZATCA) mit ihren praktischen Folgen. In den Forderungen werden die monatlichen Mandantenhonorare und Abrechnungen beim Abschluss jedes Zyklus erfasst; so sieht der Partner ohne separate Listen, wer gezahlt hat und wer im Rückstand ist. Kein Zyklus geht in den „Zyklusabschluss“, bevor seine Honorare ausgeglichen sind.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Prüfender Partner
Gibt Erklärungen und Abschlüsse im „Partner-Review“ vor der Einreichung frei, entscheidet strittige Buchungsfragen endgültig und dokumentiert sie im Forum.
Bilanzbuchhalter
Erstellen Buchungen, Erklärungen und Abschlüsse in der Spalte „Bearbeitung“, arbeiten die Review-Anmerkungen ab und bereiten die Karten für die Einreichung vor.
Belegassistenten
Fordern zu Beginn jedes Zyklus Daten und Unterlagen bei den Mandanten an und vervollständigen Fehlendes, bevor die Karte in die „Bearbeitung“ geht.
Einreichungskoordinator
Reicht die Erklärungen über die Behördenportale in „Einreichung“ ein, übermittelt den Mandanten Bescheide und Rechnungen und aktualisiert die Karten im „Zyklusabschluss“ mit den finalen Anhängen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Verbindliche BuchungspraxisKanzleiinterne Festlegungen zu Zakat- und Steuerfragen mit Begründungen – eine einheitliche Linie, die nicht jeden Zyklus neu erarbeitet wird.
- Gesetzes- & BehördenupdatesNeuigkeiten der Zakat-, Steuer- und Zollbehörde und des Handelsministeriums und ihre praktischen Auswirkungen auf die Akten unserer Mandanten.
- Wiederkehrende Review-AnmerkungenFehler, die sich in der Bearbeitung wiederholen, und wie man sie vermeidet – Schulungsreferenz für neue Bilanzbuchhalter.
- ArbeitsvorlagenAbschlusspläne, Erklärungs- und Abschlussvorlagen der Kanzlei in ihrer jeweils aktuellen Version.
«Spielregeln dieses Systems» — Im Forum angepinnt
1. Jeder Mandant erhält eine monatliche Zykluskarte, die in der ersten Woche geöffnet und nicht verschoben wird. 2. Keine Akte geht ins „Partner-Review“, bevor ihre Nachweise vollständig an der Karte hängen. 3. Fachliche Festlegungen werden im Bereich „Verbindliche Buchungspraxis“ dokumentiert – der Chat dient nur der schnellen Abstimmung. 4. Erinnerungen an Steuerfristen werden rechtzeitig vor Ablauf in den Ankündigungen veröffentlicht. 5. Kein Zyklus wird abgeschlossen, bevor seine Honorare in den Forderungen ausgeglichen sind.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Zyklussystem der Kanzlei»
Ab heute hat jeder Mandant eine monatliche Zykluskarte, die vom Belegeingang bis zum Zyklusabschluss wandert, und jede fachliche Festlegung wird im Forum dokumentiert, damit sie als einheitliche Kanzleilinie erhalten bleibt. Erster Schritt: Erfasst eure aktuellen Mandanten als Zykluskarten dieses Monats und veröffentlicht die kommenden Steuerfrist-Erinnerungen für unsere Mandanten in den Ankündigungen.
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