System für Ingenieur- und Planungsbüros
Ingenieurbüros, die parallele Planungs- und Bauüberwachungsprojekte in mehreren Fachdisziplinen steuern.
Das Projekt von den Anforderungen bis zur Bauüberwachung – mit dokumentierten Planungsprüfungen und terminierten Honorarabschlägen je Phase.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jedes Projekt beginnt als Karte bei den „Anforderungen“ mit der Dokumentation des Raumprogramms des Bauherrn, der Bauvorschriften der Kommune, des Saudi Building Code und des Budgetrahmens, dann wechselt sie zu den „Konzepten“, wo erste Entwurfsalternativen entwickelt und dem Bauherrn zur Auswahl vorgelegt werden. Nach Freigabe des Konzepts geht die Karte in den „Entwurf“ für die detaillierten Pläne, Ansichten und Schnitte, dann in die „Prüfung“ für die interne Durchsicht und den fachübergreifenden Abgleich – Architektur, Tragwerk und Haustechnik –, weiter zur „Genehmigung“ für die Einreichung bei den Behörden und schließlich zur „Bauüberwachung“ für die Begleitung der Ausführung auf der Baustelle und die Beantwortung der Fragen des Bauunternehmers.
Jede wesentliche Planungsprüfung wird als Thema im Forum dokumentiert: Was wurde geprüft, welche Anmerkungen gab es, wie lautet die Entscheidung und ihre Begründung – so bleibt die Entscheidungshistorie bei jedem späteren Dissens mit Bauherr oder Bauunternehmer erhalten. Der Chat dient der täglichen Abstimmung zwischen Ingenieuren und Zeichnern: Verteilung der Pläne, Liefertermine und schnelle Detailfragen, die keiner Dokumentation bedürfen.
Die Ankündigungen tragen die offiziellen Mitteilungen des Büros an die Bauherren: geänderte Bauvorschriften der Kommunen oder neue Auflagen des Saudi Building Code, die ihre laufenden Projekte betreffen. In den Forderungen werden die terminierten Honorarabschläge erfasst – bei Genehmigung der Pläne und zu den vereinbarten Überwachungsetappen – sowie die Ausgaben jedes Projekts. So bleibt die Finanzlage jeder Karte für die Büroleitung ohne separate Dateien transparent, und kein endgültiger Genehmigungsnachweis wird vor dem Ausgleich der Forderungen seiner Phase übergeben.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Technischer Büroleiter
Gibt Konzepte und Pläne vor der Einreichung in „Genehmigung“ frei, entscheidet die im Forum dokumentierten Planungsfragen endgültig und verteilt die Projekte auf die Fachdisziplinen.
Planende Ingenieure
Entwickeln Konzepte und Detailpläne, prüfen den fachübergreifenden Abgleich in „Prüfung“ und laden die Pläne als Anhänge zur Projektkarte hoch.
Zeichner
Erstellen die Ausführungs- und Detailpläne nach Vorgabe der Ingenieure und aktualisieren sie mit den Anmerkungen aus Prüfung und Bauüberwachung in nummerierten Versionen.
Bauüberwacher
Verfolgt die Ausführung auf der Baustelle anhand der Karten in „Bauüberwachung“, liefert Besuchsberichte und Übereinstimmungsfotos und eskaliert Abweichungen sofort an den technischen Büroleiter.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Dokumentierte PlanungsprüfungenProtokoll der Prüfungsentscheidungen je Projekt: Anmerkung, Entscheidung und Begründung – die Referenz bei jedem späteren Dissens.
- Bauvorschriften & Saudi Building CodeAktualisierungen des Saudi Building Code und der Kommunalauflagen und ihre Anwendung auf unsere Projekte.
- Bewährte AusführungsdetailsErprobte Details, die das Büro als Referenz für kommende Projekte nutzt – samt zugehöriger Pläne.
- ProjektbesprechungenVertiefte Diskussion zu einem konkreten Projekt, wenn die Karte nicht ausreicht – der Projektname gehört in den Titel des Themas.
«Spielregeln dieses Systems» — Im Forum angepinnt
1. Kein Projekt außerhalb des Systems: Jeder Planungs- oder Überwachungsauftrag wird am Tag der Unterzeichnung als Karte erfasst. 2. Kein Konzept wird dem Bauherrn gezeigt, bevor der technische Büroleiter es gesichtet und freigegeben hat. 3. Prüfungsentscheidungen werden im Bereich „Dokumentierte Planungsprüfungen“ festgehalten – der Chat dient nur der schnellen Abstimmung. 4. Pläne werden in nummerierten Versionen an die Karte gehängt und nicht außerhalb des Systems versendet. 5. Honorarabschläge werden in den Forderungen erfasst, sobald die jeweilige Phase freigegeben ist.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System des Ingenieurbüros»
Ab heute ist jedes Projekt eine Karte, die von den Anforderungen bis zur Bauüberwachung wandert, und jede Planungsprüfung wird im Forum dokumentiert, damit sie als verbindliche Referenz erhalten bleibt. Erfasst zuerst die laufenden Projekte mit ihren aktuellen Phasen; wer Fragen zur Arbeitsweise hat, findet sie im angehefteten Thema „Spielregeln“ im Forum.
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