Komplettsystem für Anwaltskanzleien
Anwaltskanzleien mit 3 bis 20 Mitarbeitern, die parallele Fälle mit Mandanten und Gerichtsterminen betreuen.
Der gesamte Falllebenszyklus von der Annahme bis zur Vollstreckung – mit dokumentierten rechtlichen Positionen und vertraulicher Honorarverfolgung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Fall kommt als Karte in die Spalte „Eingang“: Dort werden Mandantendaten, Art des Streits, erste Unterlagen und das Datum der ersten Maßnahme erfasst. Anschließend wechselt die Karte zu „Prüfung & Recherche“, wo die wissenschaftlichen Mitarbeiter die einschlägigen Vorschriften und die Rechtsprechung zusammentragen und als Anhänge zur Karte hochladen. Nach abgeschlossener Prüfung geht die Karte an „Schriftsätze“ für Klageschriften, Stellungnahmen und Verträge, dann an „Warten auf Termin/Antwort“, wo sie mit dem nächsten Gerichtstermin oder der Antwortfrist der Behörde überwacht wird – und schließlich an „Vollstreckung & Abschluss“, wenn das Urteil vollstreckt oder die Akte einvernehmlich geschlossen und das Honorar beglichen ist.
Der Chat ist der schnelle Draht für die tägliche Abstimmung zwischen Partnern und Rechercheuren – eine Frage zu einer Vorschrift, die Terminierung einer Verhandlung oder die Übergabe eines eiligen Dokuments. Verbindliche rechtliche Positionen laufen dagegen nicht über den Chat, sondern werden im Forenbereich „Entscheidungen & rechtliche Positionen“ dokumentiert, damit sie im Streitfall als Referenz bestehen. Die Ankündigungen sind die offizielle Stimme der Kanzlei: Rundschreiben ans Team, Erinnerungen an Antwortfristen gegenüber Behörden und formelle Mitteilungen an Mandanten, etwa zu Gesetzesänderungen, die ihre Fälle berühren.
Die Forderungen verwalten das interne Geld vertraulich: Honorare und fällige Raten je Fall sowie Vorschüsse und Auslagen je Teammitglied – sichtbar nur für die Berechtigten. So kennt der Partner die Finanzlage jedes Falls ohne separate Nebenbücher. Der Partner prüft wöchentlich die Karten in „Warten auf Termin/Antwort“ und genehmigt Schriftsätze vor der Einreichung; das Sekretariat aktualisiert Fälligkeitsdaten auf den Karten, sobald Gerichtstermine festgesetzt werden. So läuft weder ein Termin noch eine Geldtransaktion am System vorbei.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Verantwortlicher Partner
Genehmigt die endgültigen Schriftsätze vor der Einreichung, prüft wöchentlich die Karten in „Warten auf Termin/Antwort“ und dokumentiert wichtige rechtliche Positionen im Forum.
Wissenschaftliche Mitarbeiter
Führen Prüfung und Recherche durch, entwerfen die Schriftsätze und verschieben die Karten zwischen den Spalten – inklusive aller Dokumente als Anhänge.
Sekretariat
Erfasst neue Fälle als Karten im „Eingang“, überwacht die Gerichtstermine und deren Fälligkeiten und veröffentlicht Verwaltungsmitteilungen in den Ankündigungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Entscheidungen & rechtliche PositionenDokumentation der verbindlichen rechtlichen Positionen in den Fällen – was wir beschlossen haben und warum –, damit nichts im Chat verloren geht.
- Rechtsprechung & VorschriftenVorschriften und Präzedenzfälle mit Quellenangaben, zusammengetragen vom Team – eine dauerhafte Referenz für die Recherche.
- FallbesprechungenVertiefte Diskussion zu einem konkreten Fall, wenn eine Aufgabenkarte nicht ausreicht – die Fallnummer gehört in den Titel des Themas.
- KanzleiorganisationVorschläge zur Verbesserung der Abläufe und der verwendeten Formulare in der Kanzlei.
«Spielregeln dieses Systems» — Im Forum angepinnt
1. Kein Fall außerhalb des Systems: Jeder neue Fall wird am Tag seines Eingangs als Karte erfasst. 2. Eine Karte wechselt erst in die nächste Spalte, wenn die Arbeit der vorherigen abgeschlossen ist. 3. Entscheidungen und rechtliche Positionen werden im Bereich „Entscheidungen & rechtliche Positionen“ dokumentiert – der Chat dient nur der schnellen Abstimmung. 4. Jeder Gerichtstermin wird sofort nach Festsetzung als Fälligkeitsdatum auf der Fallkarte eingetragen. 5. Honorare und Auslagen werden laufend in den Forderungen erfasst.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Kanzleisystem»
Dieses System ist ab heute unsere Arbeitsweise: Jeder Fall ist eine Karte, die vom Eingang bis zum Abschluss durch die Spalten wandert, und jede wichtige rechtliche Entscheidung wird im Forum dokumentiert, nicht im Chat. Erfasst zuerst die laufenden Fälle; wer Fragen zur Arbeitsweise hat, findet sie im angehefteten Thema „Spielregeln“ im Forum.
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