System für Kreditorenbuchhaltung
Ein Team, das Lieferantenrechnungen und deren Zahlungen abwickelt und einen präzisen Abgleich sowie einen Zahlungsplan braucht, der die Liquidität schützt und Skonti mitnimmt.
Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung und zum Bericht: ein Drei-Wege-Abgleich verhindert Fehlzahlungen, ein Zahlungsplan schont die Liquidität, und kein Skonto geht verloren.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Lieferantenrechnung kommt sofort bei Eingang als Karte in die Spalte „Rechnung“ mit Anhängen und wandert in „Abgleich“, wo der Drei-Wege-Abgleich erfolgt: Rechnung mit Bestellung mit Wareneingangsschein — jede Mengen- oder Preisdifferenz stoppt die Karte, bis sie mit dem Lieferanten oder dem Einkauf geklärt ist. Nach sauberem Abgleich wechselt sie in „Freigabe“ zur Unterzeichnung durch den Finanzleiter, dann in „Eingeplant“, wo sie nach Fälligkeit, Lieferantenpriorität und Liquiditätslage in den Zahlungsplan aufgenommen wird. Bei Ausführung der Überweisung wandert sie mit der Überweisungsreferenz in „Bezahlt“, und im „Bericht“ werden die Verbindlichkeiten, ihre Alterstruktur und die erzielten Skonti zusammengefasst.
Die Forderungen erfassen die Schuld gegenüber jedem Lieferanten: die Rechnung als Sollbuchung bei Freigabe, die Zahlung als Gegenbuchung bei Ausführung, und jeder erzielte Skonto oder jede Anzahlung erscheint sofort im Lieferantensaldo. So kennt das Team die Position jedes Lieferanten präzise vor jeder Verhandlung oder neuen Bestellung — ohne Rückgriff auf Kassenbücher oder verstreute Dateien.
Der Chat dient der schnellen Abstimmung: eine Einkaufsanfrage zu einer Mengenabweichung, eine Warnung des Schatzmeisters vor Liquiditätsdruck, der eine Umplanung erfordert, oder die Antwort auf die Lieferantenanfrage zum Stand seiner Rechnung — präzise beantwortet, weil ihr Stand auf dem Board sichtbar ist. Die Arbeit fließt vom Kreditorenbuchhalter, der entgegennimmt und abgleicht, zum Prüfer, der den Abgleich bestätigt, zum Finanzleiter für die Freigabe, zum Schatzmeister für die Ausführung zu den Terminen in „Eingeplant“.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Kreditorenbuchhalter
Erfasst eingehende Rechnungen als Karten, führt den Drei-Wege-Abgleich in „Abgleich“ durch und meldet Differenzen an Einkauf oder Lieferant, bis sie geklärt sind.
Prüfer
Kontrolliert die Abgleiche und vervollständigt die Belege, bevor die Karte in „Freigabe“ geht, und stellt sicher, dass fällige Skonti mitgenommen werden.
Finanzleiter
Gibt die Zahlungen in „Freigabe“ frei und balanciert den Zahlungsplan in „Eingeplant“ mit dem wöchentlichen Liquiditätsplan.
Schatzmeister
Führt die geplanten Überweisungen fristgerecht aus, erfasst sie mit Bankreferenz in den Forderungen und verschiebt die Karte nach „Bezahlt“.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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