System für Debitorenbuchhaltung
Ein Team, das Kundenrechnungen und den Zahlungseingang verfolgt und Disziplin bei Nachverfolgung und Mahnung braucht, damit überfällige Forderungen nicht anschwellen.
Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang und zum Forderungsalterungsbericht: methodische Nachverfolgung und pünktliche Mahnungen verkürzen die Inkassodauer.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Kundenrechnung kommt bei Ausstellung als Karte in die Spalte „Rechnung“ mit Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum und wandert einige Tage vor Fälligkeit in „Nachverfolgung“, um sicherzustellen, dass sie beim Kunden angekommen und in dessen System freigegeben ist — viele Verzögerungen entstehen, weil eine Rechnung das System des Kunden gar nicht erst erreicht hat. Läuft die Fälligkeit ohne Zahlung ab, wechselt die Karte in „Mahnung“ und die vereinbarte Mahnkaskade läuft: eine höfliche Nachricht, dann ein Anruf, dann ein offizielles Schreiben — jeder Schritt mit Datum auf der Karte dokumentiert. Bei Zahlung wandert sie mit der Einzahlungsreferenz in „Zahlungseingang“; Karten, die ihre zeitlichen Grenzen überschreiten, werden in „Forderungsalterung“ hochgestuft, klassifiziert und ihre Maßnahmen geprüft — Lieferstopp, Ratenzahlung oder Übergabe — und der „Bericht“ fasst die Monatslage und die Inkassoindikatoren zusammen.
Die Forderungen erfassen die Forderung gegenüber jedem Kunden: die Rechnung als Habenbuchung bei Ausstellung, der Zahlungseingang als Gegenbuchung — so erscheinen Kundensalden und Forderungsalter in Echtzeit für Berechtigte. Bei jeder neuen Kreditentscheidung — zusätzliche Lieferung oder längere Zahlungsziele — werden Saldo und Historie des Kunden direkt aus den Forderungen abgerufen.
Der Chat koordiniert die gemeinsame Inkassoanstrengung: Der Vertrieb wird vor jeder offiziellen Mahnung an seinen Kunden informiert, das Inkasso bittet den Vertrieb bei Bedarf um sein Beziehungsgewicht, und die Geschäftsführung wird vor Fällen gewarnt, die in die späten Altersklassen driften. Die Arbeit fließt vom Buchhalter, der die Rechnung ausstellt und erfasst, zum Leiter des Inkassos, der Nachverfolgung und Mahnung führt, zum Finanzleiter, der über Maßnahmen für stockende Forderungen entscheidet.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Leiter Forderungseinzug
Führt Nachverfolgung und Mahnung in ihren Spalten, setzt die vereinbarte Eskalationskaskade termingerecht um und stuft Stockendes mit einer Empfehlung in „Forderungsalterung“ hoch.
Debitorenbuchhalter
Stellt die Rechnungen aus, erfasst sie als Karten und Buchungen in den Forderungen, gleicht eingehende Zahlungen mit den Rechnungen ab und schließt ihre Karten in „Zahlungseingang“.
Zuständiger Vertriebsleiter
Setzt seine Kundenbeziehung ein, wenn das Inkasso über den Chat darum bittet, und wird vor der Entscheidung informiert, wenn ein Kunde für einen Lieferstopp vorgesehen ist.
Finanzleiter
Prüft den Forderungsalterungsbericht monatlich und genehmigt die Maßnahmen für überfällige Forderungen: Kreditstopp, Ratenzahlung oder rechtliche Übergabe.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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