Komplettsystem Finanzabteilung
Die Finanzabteilung eines mittelständischen Unternehmens, die Tagesbuchungen, Abstimmungen und Monatsberichte steuert und einen disziplinierten, pünktlichen Abschluss braucht.
Ein präziser Monatszyklus von der Tagesbuchung bis zum Monatsbericht an die Geschäftsführung — mit dokumentierten Abstimmungen und vertraulich erfassten internen Geldbewegungen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Das Geschäftsjahr läuft in Monatszyklen über die fünf Spalten: Jeder finanzielle Vorgang wird am Tag seines Entstehens als Karte in „Buchungen“ mit belegender Unterlage erfasst, dann wandert sie in „Abstimmung“, wo die Salden mit Bank-, Lieferanten- und Kundenkonten abgestimmt und Differenzen gemeldet werden. Nach Abschluss der Abstimmungen wechseln die Karten in „Prüfung“, wo der Prüfer die korrekte Kontierung und die Vollständigkeit der Belege kontrolliert, dann in „Abschluss“, wenn der Monat offiziell geschlossen und rückwirkende Änderungen gesperrt werden, und schließlich in „Monatsbericht“, wo die Abschlüsse und die Finanzleistungsübersicht erstellt und zu einem festen Termin des Folgemonats an die Geschäftsführung übergeben werden.
Der Chat ist der tägliche Abstimmungskanal zwischen den Buchhaltern: eine Rückfrage zu einem fehlenden Beleg, eine Warnung vor Differenzen in einer Bankabstimmung oder die Koordination mit einer anderen Abteilung zum Beibringen einer Rechnung. Die Regel: Jede Differenz oder wesentliche Anmerkung wird auf der Karte selbst dokumentiert, damit ihre Spur bei der späteren Prüfung und Revision erhalten bleibt.
Die Forderungen verwalten das interne Geld in all seinen Formen vertraulich: Bargeldausgaben, Lieferantenzahlungen, Kundeneinzüge und Mitarbeitervorschüsse — jede Bewegung ist eine Buchung mit Beleg und mit ihrer Karte auf dem Board verknüpft. So kennt der Finanzleiter die Liquiditätslage in Echtzeit, ohne auf einen Bericht zu warten, und die Buchungsdetails bleiben auf Berechtigte beschränkt.
Die Arbeit fließt von den Buchhaltern, die die Tagesgeschäfte buchen und die Abstimmungen vorbereiten, zu den Prüfern, die kontrollieren und Unvollständiges mit einer Anmerkung zurückgeben, zum Finanzleiter, der den Abschluss freigibt, der Geschäftsführung den Monatsbericht präsentiert und ihre Rückfragen zu den Zahlen beantwortet.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Finanzleiter
Überblickt den kompletten Monatszyklus, gibt den Abschluss in „Abschluss“ frei, präsentiert der Geschäftsführung den Monatsbericht und unterzeichnet ihn.
Buchhalter
Erfassen die Tagesbuchungen als Karten mit Belegen, bereiten die Bank- und Kontenabstimmungen vor und bewegen die Karten laufend zwischen den Spalten.
Prüfer
Kontrollieren Buchungen und Abstimmungen in „Prüfung“, erkennen Differenzen und Lücken und lassen keine Karte ohne vollständige belegende Unterlage passieren.
Kassenverwalter
Führt Auszahlungen und Bareinnahmen gemäß den freigegebenen Karten aus und erfasst jede Bewegung noch am selben Tag mit Anhang in den Forderungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Ähnliche Systeme
Bereit? Ihr erstes Projekt ist zwei Minuten entfernt
Erstellen Sie jetzt Ihren kostenlosen Arbeitsbereich und laden Sie Ihr Team noch vor Tagesende ein.