Akkreditierungs- und Zertifikatssystem
Teams, die die Akkreditierungen des Unternehmens und die Berufszertifikate seiner Mitarbeiter verfolgen: ihre Anforderungen und Erneuerungen.
Jede Akkreditierung und jedes Zertifikat ist eine Karte: zerlegte Anforderungen, vollständige Dokumentation und Erneuerung rechtzeitig vor dem Ablauf.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede institutionelle Akkreditierung oder jedes geforderte Berufszertifikat kommt als Karte in „Akkreditierung“, wo die vergebende Stelle, der Geltungsbereich und das Ablaufdatum dokumentiert werden. Der Akkreditierungsbeauftragte zerlegt die Bedingungen der Stelle in „Anforderungen“ in konkrete Aufgaben: geforderte Aufzeichnungen, Schulungsstunden, Gebühren, Bewertungsbesuch — jede Anforderung mit Owner und Termin. Die Karte wandert zu „Dokumentation“, wo die Belege und geforderten Unterlagen in der Einreichungsakte gesammelt werden, dann zu „Einreichung“ beim Versand an die Stelle mit Verfolgung ihrer Anmerkungen bis zur Verleihung. Rechtzeitig vor dem Ablauf wandert die Karte zu „Erneuerung“, und der Anforderungszyklus beginnt ohne Unterbrechung von neuem. Der Status aller Akkreditierungen wird regelmäßig in „Bericht“ zusammengefasst.
Der Chat koordiniert das Sammeln der Anforderungen: Anforderung einer Schulungsaufzeichnung von einer Abteilung, Verfolgung einer Anmerkung der vergebenden Stelle oder ein Hinweis auf die nahende Erneuerung eines für die Arbeit eines Mitarbeiters kritischen Zertifikats. Was die Entscheidung über Einreichung oder Rückzug aus einer Akkreditierung betrifft, wird mit Begründung auf der Karte dokumentiert.
Die Forderungen verwalten das Akkreditierungsgeld: Einreichungs- und jährliche Erneuerungsgebühren jeder Stelle werden mit ihren Fälligkeitsterminen erfasst, und die Gebühren für Mitarbeiterzertifikate, die das Unternehmen trägt, werden zusammen mit dem verfolgt, was dem Mitarbeiter gemäß der Betriebszugehörigkeits-Richtlinie angelastet wird. Keine Akkreditierung erlischt, weil ihre Gebühr im Zahlungsalltag unterging.
Der Akkreditierungsbeauftragte öffnet das Board morgens und sieht, was innerhalb von neunzig Tagen in „Erneuerung“ abläuft, was in „Einreichung“ auf Anmerkungen einer Stelle wartet und wo die Dokumentation unvollständig ist. Die betroffenen Abteilungen liefern ihre Anforderungen termingerecht, denn die Karte zeigt klar, wer die Akte aufhält. Der regelmäßige „Bericht“ zeigt der Leitung: unsere gültigen Akkreditierungen, was bald abläuft und was ins Stocken geraten ist — ein einziges Bild genügt für die Entscheidung.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Akkreditierungsbeauftragter
Besitzt das Board: zerlegt die Anforderungen mit Ownern und Terminen, verfolgt die „Einreichung“-Akten mit den Stellen und eröffnet die „Erneuerung“ neunzig Tage vor dem Ablauf.
Koordinatoren der betroffenen Abteilungen
Liefern die Anforderungen ihrer Abteilungen in „Anforderungen“ und „Dokumentation“ termingerecht — Aufzeichnungen, Belege und Nominierungen.
Personalabteilung
Verfolgt die Berufszertifikate der Mitarbeiter und die für ihre Erneuerung erforderlichen Schulungsstunden.
Finanzabteilung
Begleicht Einreichungs- und Erneuerungsgebühren zu ihren Terminen und erfasst sie in den Forderungen je vergebender Stelle.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Ähnliche Systeme
Bereit? Ihr erstes Projekt ist zwei Minuten entfernt
Erstellen Sie jetzt Ihren kostenlosen Arbeitsbereich und laden Sie Ihr Team noch vor Tagesende ein.