Verfahrensdokumentations-System
Teams, die die schriftlichen Arbeitsverfahren des Unternehmens erstellen, aktualisieren und in freigegebenen Versionen veröffentlichen.
Der Verfahrenszyklus von der Idee bis ins Archiv: Erstellung, Abteilungsprüfung, Freigabe, offizielle Veröffentlichung und jährliche Aktualisierung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Bedarf an einem dokumentierten Verfahren — neu oder als Aktualisierung eines bestehenden — kommt als Karte in „Verfahren“, wo der Antragsteller den Umfang des Verfahrens, das Problem, das es löst, und die betroffenen Abteilungen festlegt. Der Verfahrensautor übernimmt die Karte in „Erstellung“ und formuliert den ersten Entwurf nach der verabschiedeten Vorlage: Zweck, Geltungsbereich, Schritte, Verantwortlichkeiten und beigefügte Formulare. Der Entwurf wandert zu „Prüfung“, wo jede betroffene Abteilung ihre Anmerkungen innerhalb einer festen Frist auf der Karte abgibt, dann zu „Freigabe“ beim zur Unterschrift berechtigten Manager. Nach der Freigabe geht sie zu „Veröffentlichung“ und wird dem Unternehmen offiziell angekündigt. Sie bleibt gültig bis zum jährlichen Termin in „Aktualisierung“, der ihre Gültigkeit überprüft: entweder Bestätigung oder Änderung in einem neuen Zyklus oder Überführung ins „Archiv“ für aufgehobene Verfahren, deren Version zur Referenz aufbewahrt wird.
Das Forum beherbergt die dokumentierte Diskussion über die Verfahren: Anmerkungen der Abteilungen zu den Entwürfen werden im Thema des Verfahrens diskutiert, damit sie nicht in verstreuten Antworten verloren gehen, und Verbesserungsvorschläge der Anwender werden dort gesammelt, um den jährlichen Aktualisierungszyklus zu speisen. Die Ankündigungen sind der einzige offizielle Veröffentlichungskanal: Ein Verfahren wird erst mit einer Ankündigung wirksam, die seine Nummer, Version und sein Geltungsdatum nennt — damit niemand versehentlich mit einer alten Version arbeitet.
Der Informationsfluss ist geregelt: Jeder Mitarbeiter schlägt ein Verfahren oder eine Aktualisierung in „Verfahren“ vor, die Verfahrensautoren formulieren, die betroffenen Manager prüfen innerhalb der Prüfungsfrist und nicht danach, und der Dokumentationsleiter gibt die Veröffentlichung frei und pflegt das Versionsregister — jedes gültige Verfahren hat genau eine freigegebene Version, alles andere ist Archiv. So endet die Ära widersprüchlicher Verfahren, die per E-Mail und in Gruppen zirkulieren.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Dokumentationsleiter
Beaufsichtigt das gesamte Board: verteilt die Erstellung, setzt die Prüfungsfristen, gibt die Veröffentlichung frei und pflegt Versionsregister und Archiv.
Verfahrensautoren
Formulieren die Entwürfe nach der verabschiedeten Vorlage in „Erstellung“ und arbeiten die Prüfungsanmerkungen vor der Freigabe ein.
Betroffene Manager
Prüfen die ihre Abteilungen betreffenden Entwürfe in „Prüfung“ innerhalb der Frist und genehmigen in „Freigabe“, was in ihre Befugnis fällt.
Veröffentlichungskoordinator
Kündigt die freigegebenen Verfahren in den Ankündigungen mit Versionsnummer und Geltungsdatum an und zieht aufgehobene Versionen aus dem Umlauf.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
Forenbereiche (3)
- Entwürfe in PrüfungEin Thema pro Verfahrensentwurf, in dem die Anmerkungen der Abteilungen vor der Freigabe diskutiert werden — dokumentierte Diskussion statt verstreuter Antworten.
- Vorschläge für neue VerfahrenDokumentierter Bedarf, den die Anwender melden: fehlende Verfahren oder blockierende Schritte, die Dokumentation brauchen.
- AnwendungsanmerkungenWas die tatsächliche Anwendung an Mängeln in den gültigen Verfahren zeigt — speist den jährlichen Aktualisierungszyklus.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1. Kein Verfahren ist wirksam ohne offizielle Ankündigung mit Versionsnummer und Geltungsdatum — was außerhalb des Systems zirkuliert, hat keine Gültigkeit. 2. Die Prüfung hat eine feste Frist auf der Karte: Schweigen der Abteilung nach ihrem Ablauf gilt als Zustimmung zum Entwurf. 3. Jede Anmerkung zu einem Entwurf wird in seinem Thema im Forum diskutiert, nicht per E-Mail und in Gruppen. 4. Die jährliche Aktualisierung ist Pflicht: Ein Verfahren, dessen Prüftermin verstrichen ist, wird eingefroren, bis es bestätigt oder archiviert wird. 5. Das Archiv dient nur der Einsicht: Das Arbeiten mit einer archivierten Version ist ein Verstoß, der dem Verantwortlichen zugeordnet wird.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Verfahrensdokumentations-System»
Ab heute werden die schriftlichen Arbeitsverfahren hier gesteuert: Jedes Verfahren ist eine Karte, die Erstellung, Prüfung und Freigabe durchläuft, und es wird erst mit einer offiziellen Ankündigung über diesen Kanal wirksam, die seine Versionsnummer und sein Geltungsdatum nennt. Der erste Schritt: Prüfen Sie die Verfahren, mit denen Sie aktuell arbeiten — was davon keine freigegebene Version hat, erfassen Sie als Karte in „Verfahren“, damit es in den Dokumentationszyklus eintritt.
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