Regulatorisches Compliance-System
Teams, die die Anforderungen der Regulierungsbehörden der Branche verfolgen und Lücken vor der behördlichen Prüfung schließen.
Ein lebendes Register regulatorischer Anforderungen: diagnostizierte Lücken, dokumentierte Behebungen und nachweislich belegte Prüfungsbereitschaft.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede regulatorische Anforderung einer Behörde — Lizenz, verbindlicher Standard, Branchenauflage — kommt als Karte in die Spalte „Anforderung“, wo die ausstellende Behörde, der Text der Anforderung und ihr Geltungsdatum dokumentiert werden. Der Compliance-Beauftragte analysiert den aktuellen Stand des Unternehmens im Vergleich dazu und verschiebt die Karte bei einem Mangel zu „Lücke“, wobei er die Lücke präzise dokumentiert: was fehlt, wo und welche Abteilung sie besitzt. Die Karte wandert zu „Behebung“, wo der Plan zur Schließung der Lücke mit Aufgaben und Terminen auf der Karte umgesetzt wird, dann zu „Nachweis“, um die Belege zu sammeln, die die Behebung beweisen — Verträge, Zertifikate, Aufzeichnungen, Fotos. Nach Vollständigkeit der Belege ruht die Karte in „Bereitschaft“ in Erwartung jeder behördlichen Prüfung, wird regelmäßig überprüft und in „Bericht“ mit dem monatlichen Compliance-Status für die Leitung geschlossen.
Der Chat dient der Abstimmung der Behebungen zwischen den Abteilungen: Anforderung eines Dokuments aus dem Betrieb, eine Rechtsfrage zur Auslegung einer Anforderung oder die Verfolgung eines verspäteten Behebungstermins. Auslegungen der Anforderungen und verabschiedete Positionen werden im Forum dokumentiert — wenn die Aufsichtsbehörde nach einem Jahr nach unserer Position zu einer Anforderung fragt, antworten wir aus einer dokumentierten Akte, nicht aus dem Gedächtnis Einzelner. Die Ankündigungen übermitteln dem Unternehmen jede neue Anforderung oder regulatorische Änderung sofort nach Erlass, mit dem ersten erforderlichen Schritt.
Die Forderungen verfolgen das Compliance-Geld: Lizenzgebühren und ihre Verlängerungen mit ihren Terminen, damit keine Lizenz wegen verspäteter Zahlung erlischt, und regulatorische Bußgelder werden, falls sie anfallen, erfasst und bis zum Abschluss verfolgt — mit Dokumentation ihrer Ursache, um Wiederholung zu verhindern.
Der Compliance-Beauftragte besitzt das Board und prüft „Bereitschaft“ vor jeder erwarteten Prüfung. Die Rechtsabteilung entscheidet über die Auslegung unklarer Anforderungen und dokumentiert ihr Gutachten im Forum, und der Betrieb setzt die Behebungen vor Ort um. Keine Karte erreicht „Bereitschaft“, ohne dass ihre Belege in „Nachweis“ vollständig sind — Bereitschaft ist eine Behauptung, die sich mit Dokumenten beweist.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Compliance-Beauftragter
Besitzt das Board von „Anforderung“ bis „Bericht“: diagnostiziert die Lücken, verfolgt die Behebungen und prüft „Bereitschaft“ vor jeder regulatorischen Prüfung.
Rechtsabteilung
Legt unklare Anforderungen aus, dokumentiert das Rechtsgutachten im Forum und prüft die Belege in „Nachweis“, bevor die Bereitschaft erklärt wird.
Betriebsvertreter
Setzen die praktischen Lückenbehebungen in ihren Abteilungen um und laden die Abschlussbelege auf die Karten hoch.
Finanzabteilung
Begleicht die Lizenzgebühren zu ihren Terminen und erfasst Bußgelder in den Forderungen mit Verfolgung ihrer Ursachen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (3)
- Auslegung der AnforderungenDie verabschiedete Auslegung jeder unklaren Anforderung — eine einheitliche Referenz, die widersprüchliche Eigeninterpretationen der Abteilungen verhindert.
- Positionen der RegulierungsbehördenDokumentation der Feststellungen der Aufsichtsbehörden bei ihren Besuchen und unserer Antworten darauf — die Beziehungsakte zu jeder Behörde.
- Regulatorische AktualisierungenBeobachtung neuer regulatorischer Änderungen und ihrer Auswirkungen auf unsere bestehenden Anforderungen.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1. Jede geltende regulatorische Anforderung hat eine aktuelle Karte — was nicht im System ist, können wir nicht als erfüllt nachweisen. 2. Keine Karte geht zu „Bereitschaft“, ohne dass die Belege in „Nachweis“ vollständig und ihre rechtliche Prüfung erfasst sind. 3. Auslegungen der Anforderungen werden im Forum verabschiedet; keine Abteilung interpretiert nach eigenem Ermessen. 4. Lizenzgebühren und Bußgelder werden in den Forderungen mit ihren Terminen erfasst; das Erlöschen einer Lizenz durch verspätete Zahlung ist eine kritische Feststellung. 5. Jede Feststellung einer Aufsichtsbehörde wird am Tag ihres Eingangs im Forum mit dem Antwortplan dokumentiert.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System für regulatorische Compliance»
Dieses System ist unsere offizielle Compliance-Akte: Jede regulatorische Anforderung ist eine Karte, die von der Lückendiagnose über die Behebung zum Nachweis bis zur Bereitschaft wandert, und jede neue Anforderung oder regulatorische Änderung wird hier sofort nach Erlass bekannt gegeben. Der erste Schritt: Erfassen Sie die für Ihre Abteilungen geltenden Anforderungen als Karten in „Anforderung“, und wer bei der Auslegung einer Anforderung unsicher ist, bringt sie im Forenbereich „Auslegung der Anforderungen“ vor.
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