Umfassendes Qualitätsmanagementsystem
Qualitätsabteilungen in Unternehmen, die nach dokumentierten Standards arbeiten und sich auf externe Zertifizierungen vorbereiten.
Vom Standard bis zur externen Zertifizierung: interne Audits, Feststellungen und dokumentierte Korrekturmaßnahmen bis zum Qualitätszertifikat.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Qualitätsstandard, den das Unternehmen verabschiedet, kommt als Karte in die Spalte „Standard“, wo seine Anforderungen, sein Anwendungsbereich und die betroffenen Abteilungen dokumentiert werden. Zum Termin des internen Audits wandert die Karte zu „Audit“, wo die Qualitätsauditoren die Einhaltung des Standards durch die Abteilungen mit einheitlichen Checklisten prüfen. Jeder festgestellte Mangel wird in „Feststellung“ erfasst, klassifiziert nach Schweregrad: kritisch, Hauptfeststellung oder geringfügig. Die Karte wandert dann zu „Maßnahme“, wo die betroffene Abteilung für jede Feststellung einen Korrekturplan mit Verantwortlichem und Termin aufstellt, dann zu „Nachverfolgung“, um den tatsächlichen — nicht nur papiernen — Abschluss der Maßnahmen zu verifizieren. Bei vollständiger Bereitschaft wandert die Karte zu „Zertifizierung“ in Vorbereitung auf das externe Audit und die Zertifizierungsstelle und wird schließlich in „Bericht“ mit einer Zusammenfassung des gesamten Zyklus geschlossen.
Der Chat dient der täglichen Abstimmung zwischen Auditoren und Abteilungen: Terminabstimmung eines Audits, eine Rückfrage zu einer verspäteten Korrekturmaßnahme oder die Anforderung eines Dokuments während des Besuchs. Wesentliche Qualitätsentscheidungen dagegen — Freigabe eines neuen Verfahrens, Neueinstufung einer Feststellung, Annahme einer alternativen Behebung — werden im Forum dokumentiert, damit sie beim externen Audit als Referenz bleiben. Die Ankündigungen sind die offizielle Stimme des Qualitätsmanagements: Jede Aktualisierung eines Betriebsverfahrens wird von dort an alle Mitarbeiter bekannt gegeben, nicht über verstreute Nachrichten.
Die Forderungen verwalten das Qualitätsgeld vertraulich: Gebühren der externen Zertifizierungsstellen und des Jahresaudits werden mit ihren Terminen erfasst, und etwaige Nonkonformitätsstrafen gegen einen Auftragnehmer oder Lieferanten werden bis zum Einzug verfolgt. Kosten und Ertrag der Zertifizierung bleiben für die Leitung klar, ohne separate Akten.
Der Qualitätsleiter beaufsichtigt das gesamte Board und prüft „Nachverfolgung“ wöchentlich — keine Korrekturmaßnahme bleibt ohne Bewegung offen. Die Auditoren führen die Audits durch und dokumentieren die Feststellungen mit Belegen, und die Betriebsleiter besitzen die Korrekturmaßnahmen in ihren Abteilungen. Wer das Board liest, weiß allein daraus: wie viele Standards wir einhalten, wie viele Feststellungen offen sind und wann unsere nächste Zertifizierung ansteht.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Qualitätsleiter
Beaufsichtigt das gesamte Board: genehmigt die Auditpläne, prüft „Nachverfolgung“ wöchentlich und leitet die Vorbereitung auf die externe „Zertifizierung“.
Qualitätsauditoren
Führen die internen Audits in „Audit“ mit einheitlichen Checklisten durch und dokumentieren die Feststellungen mit Belegen und Schweregradeinstufung.
Betriebsleiter
Besitzen die Korrekturmaßnahmen in ihren Abteilungen in „Maßnahme“ und weisen ihren Abschluss in „Nachverfolgung“ mit Belegen nach.
Qualitätsdokumentationsverantwortlicher
Aktualisiert die freigegebenen Verfahren, kündigt ihre Aktualisierungen in den Ankündigungen an und pflegt die gültigen Versionen der Dokumente.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- QualitätsentscheidungenDokumentation der Entscheidungen über Verfahrensfreigaben, Neueinstufung von Feststellungen und Annahme alternativer Behebungen — mit der Begründung jeder Entscheidung.
- Wiederkehrende AuditfeststellungenFeststellungen, die über Zyklen wiederkehren, und ihre Grundursachen — hier wird die Behebung an der Wurzel diskutiert, nicht das provisorische Flicken.
- Vorbereitung auf die externe ZertifizierungAbstimmung der Vorbereitung auf das Audit der Zertifizierungsstelle: verbleibende Lücken und Verteilung der Verantwortlichkeiten vor dem Besuchstermin.
- Qualitätssystem verbessernVorschläge des Teams zur Weiterentwicklung von Checklisten, Auditmethoden und dem Umfang der Standards.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1. Jeder Standard, dem wir verpflichtet sind, hat eine Karte, und jedes interne Audit wird darauf dokumentiert — kein mündliches Audit und keine Feststellungen außerhalb des Systems. 2. Eine Feststellung wird nur mit angehängtem Beleg und klarer Schweregradeinstufung erfasst. 3. Jede Korrekturmaßnahme hat Verantwortlichen und Termin auf der Karte und wird nur mit Nachweis der Umsetzung in „Nachverfolgung“ geschlossen. 4. Wesentliche Qualitätsentscheidungen werden im Forum dokumentiert, und Verfahrensaktualisierungen werden in den Ankündigungen bekannt gegeben — keine Rundmeldung außerhalb des Systems. 5. Zertifizierungsgebühren und Vertragsstrafen werden in den Forderungen mit ihren Terminen erfasst, damit keine Verlängerungsgebühr versäumt wird.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Qualitätsmanagement-System»
Ab heute wird der gesamte Qualitätszyklus hier gesteuert: Jeder Standard ist eine Karte, die vom Audit über die Feststellung zur Maßnahme bis zur Zertifizierung wandert, und jede Aktualisierung eines Betriebsverfahrens wird über diesen Kanal offiziell bekannt gegeben. Der erste Schritt: Erfassen Sie die Standards, denen sich Ihre Abteilungen verpflichten, als Karten in der Spalte „Standard“, und lesen Sie das angepinnte Thema „Arbeitsregeln“ im Forum vor dem ersten Audit.
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