System für Anlagen & übergebene Gegenstände
Ein Team, das die Unternehmensanlagen und übergebenen Gegenstände verfolgt — Geräte, Ausrüstung, Möbel und Fahrzeuge — von der Erfassung bis zur Rückgabe und Jahresinventur.
Jede Anlage eine Karte: Erfassung, Übergabe, Wartung und Abschreibung bis zur Rückgabe — und eine Jahresinventur, die Buch und Realität ohne ungeklärte Verluste abstimmt.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede neue Anlage kommt sofort beim Kauf als Karte in die Spalte „Erfassung“: Art, Seriennummer, Wert, Kaufdatum und Abschreibungsdauer. Bei Übergabe an einen Mitarbeiter oder eine Abteilung wandert die Karte in „Übergabe“, vom Empfänger unterzeichnet und darauf dokumentiert. Während der Lebensdauer wechselt die Karte bei jeder Störung oder planmäßigen Wartung in „Wartung“ — mit Rechnungen — und der Buchwert wird regelmäßig in „Abschreibung“ nach der verabschiedeten Richtlinie aktualisiert. Wenn der Nutzer die Anlage nicht mehr braucht oder das Unternehmen verlässt, wandert die Karte in „Rückgabe“, wo die Anlage geprüft, zurückgenommen und über ihr Schicksal entschieden wird — Neuvergabe, Ersatz oder Verschrottung; und alle Karten werden jährlich in „Jahresinventur“ zusammengeführt, wo die Bestände mit der Vor-Ort-Prüfung abgestimmt und Differenzen samt Behandlung dokumentiert werden.
Der Chat koordiniert die täglichen Bewegungen: eine neue Übergabe für einen neuen Mitarbeiter, die Meldung einer Störung, die den Wechsel der Karte in „Wartung“ erfordert, oder die Koordination der Rücknahme der Gegenstände eines ausscheidenden Mitarbeiters vor seinem finanziellen Abschluss — kein Mitarbeiter wird abschließend abgerechnet, ohne dass seine Übergabekarten in „Rückgabe“ abgeschlossen sind.
Die Forderungen erfassen die finanzielle Dimension jeder Anlage vertraulich: Kaufwert, kumulierte Abschreibung und aktueller Buchwert sowie die Wartungskosten auf der Anlagenkarte. Bei Inventur, Verkauf oder Verschrottung einer Anlage wird der Vorgang sofort gebucht, sodass der Buchwert im System der Realität entspricht und das Team bei jeder Erneuerungsentscheidung die Anlagen- und Wartungskosten jeder Abteilung kennt.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Anlagenverantwortlicher
Erfasst neue Anlagen als Karten in „Erfassung“, steuert Übergabe und Rücknahme der Gegenstände, hält die Abschreibungsbuchungen in den Forderungen aktuell und leitet die Jahresinventur.
Empfänger der Übergabe
Nimmt die Gegenstände mit dokumentierter Unterschrift auf der Karte entgegen, meldet Störungen sofort über den Chat und gibt die Gegenstände bei Ende des Bedarfs oder seines Dienstes zurück.
Wartungskoordinator
Nimmt die Karten in „Wartung“ entgegen und führt Reparatur oder planmäßige Wartung aus, hängt Rechnungen und Prüfberichte an die Karte, bevor sie in den Dienst zurückkehrt.
Finanzprüfer
Stimmt die Anlagenbestände mit den Buchungen in „Abschreibung“ und „Jahresinventur“ ab und dokumentiert Inventurdifferenzen und ihre Behandlung vor deren Genehmigung.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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