Komplettsystem für ein Boutique-Hotel
Ein Hotel mit 20 bis 80 Zimmern — mit Empfangs-, Service- und Instandhaltungsteam in wechselnden Schichten.
Der ganze Hoteltag auf einem Board: heutige Anreisen, Belegung, Gästeservice, Abreise und Nachtaudit.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Hoteltag beginnt in der Spalte „Anreisen heute“: Karten für die erwarteten Gäste mit Buchungsnummern, Sonderwünschen und Ankunftszeiten. Der Empfang bereitet die Zimmer vor und schiebt die Karte im Moment der Schlüsselübergabe nach „Belegt“. Während des gesamten Aufenthalts laufen die Gästewünsche über „Service“ — zusätzliche Reinigung, Instandhaltung oder Roomservice. Bei der Abreise wandert die Karte nach „Abreise & Reinigung“: Das Zimmer wird geprüft und für den Wiederverkauf vorbereitet. Der ganze Tag schließt im „Nachtaudit“ — mit dem Abgleich der tatsächlichen Belegung mit Buchungen und Erlösen.
Der Chat ist der Faden zwischen den Schichten: Die Übergabe von der Früh- an die Spätschicht läuft über ihn — mit der Zusammenfassung der offenen Vorgänge; dringende Gästewünsche werden dort sofort zwischen Empfang, Service und Instandhaltung koordiniert. Die Ankündigungen sind die Stimme der Direktion an das Team: Rundschreiben zu Empfangsrichtlinien, Warnungen vor anstehenden Großgruppenbuchungen und Gästebewertungen, die das ganze Team beschäftigen müssen.
Die Forderungen führen diskret Schichtausgaben und Barkassen: Jede Schicht übernimmt eine Kasse und erfasst ihre Ausgaben und kurzfristigen Beschaffungen für Gäste; die Zahlen werden im „Nachtaudit“ ausgeglichen — ganz ohne Papierkassenbücher. So weiß die Direktion, welche Schicht wann was ausgegeben hat.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Hoteldirektion
Prüft jeden Morgen das „Nachtaudit“, gibt die Rundschreiben in den Ankündigungen frei und verfolgt Gästebewertungen und wiederkehrende Beschwerden bis zu ihrer Behebung.
Schichtleitungen
Verteilen die Arbeit in ihren Schichten auf Empfang, Service und Instandhaltung und überwachen den Fluss der Karten zwischen den Spalten, damit kein Gästewunsch hängen bleibt.
Empfang
Steuert „Anreisen heute“, „Belegt“ und die Abreisen; erfasst Sonderwünsche der Gäste sofort auf den Karten — ohne sich aufs Gedächtnis zu verlassen.
Zimmerservice
Führt die Karten in „Service“ und „Abreise & Reinigung“ nach den Bereitstellungsstandards aus; meldet im Chat sofort jeden Schaden oder Fund in den Zimmern.
Haustechnik
Übernimmt Störungsmeldungen aus den Karten in „Service“ und dokumentiert die Reparaturen darauf; eskaliert alles, was einen externen Handwerker braucht, unverzüglich an die Schichtleitung.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Hotelsystem»
Ab heute läuft unser Hoteltag über dieses Board: Anreisen sind Karten, Gästewünsche sind Karten, und die Übergabe zwischen den Schichten läuft über den Chat — mit der Zusammenfassung der offenen Vorgänge. Rundschreiben der Direktion erscheinen ausschließlich in den Ankündigungen. Erfasst jetzt die erwarteten Anreisen des Tages.
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