System für Gebäudewartungsunternehmen
Gebäudewartungsunternehmen mit Rahmenverträgen für Liegenschaften, täglichen Störungsmeldungen und Technikteams im Außendienst.
Die Störungsmeldung als Karte vom Eingang bis zur Abrechnung – mit überwachter Reaktionszeit und angekündigter vorbeugender Wartung für die Kunden.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Störung kommt als Karte in die „Meldung“ – vom Kunden oder aus der vorbeugenden Wartungsplanung – mit dokumentiertem Standort, Beschreibung und Priorität. Der Disponent weist den passenden Techniker zu, die Karte wechselt zur „Diagnose“, wo der Techniker den Defekt untersucht sowie Teile und voraussichtliche Kosten festlegt, dann zur „Reparatur“ nach Zustimmung des Kunden, falls die Leistung außerhalb des Vertrags liegt, weiter zur „Kundenbestätigung“, damit der Kunde die Beseitigung der Störung verifiziert und auf der Karte kommentiert, und schließlich zu „Abschluss & Abrechnung“ mit Rechnungsstellung oder Verrechnung des Einsatzes mit dem Rahmenvertrag.
Der Chat koordiniert die Bewegung der Techniker: Der Disponent gibt eine Adresse weiter oder fragt einen Techniker nach einem Ersatzteil in seinem Fahrzeug, und der Techniker lädt Vorher-nachher-Fotos vom Einsatzort. Die Ankündigungen tragen die Wartungsplanung an die Kunden: die kommenden Termine der turnusmäßigen Besuche je Liegenschaft werden im Voraus veröffentlicht, damit die Kunden ihre Standorte vorbereiten, dazu jedes offizielle Rundschreiben zu Preisänderungen der Verträge oder Arbeitszeiten in Saison und Feiertagen.
In den Forderungen werden die Löhne der Techniker und die Ersatzteile je Meldung erfasst; so kennt das Unternehmen den Ertrag jedes Wartungsvertrags einzeln – ein Vertrag, der Teile und Besuche verschlingt, wird bei der Verlängerung mit dokumentierten Zahlen neu kalkuliert. Der Disponent überwacht die Karten in „Meldung“ und „Diagnose“ stündlich, denn die Reaktionszeit ist der Maßstab der Zufriedenheit in den Verträgen, und jede Notfallmeldung geht mit einer für alle sichtbaren Prioritätsmarkierung vor.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Disponent
Nimmt die Meldungen entgegen und verteilt sie nach Fachrichtung und Standort auf die Techniker, überwacht die Reaktionszeit auf den Karten in „Meldung“ und „Diagnose“ und eskaliert Notfälle sofort.
Außendiensttechniker
Diagnostizieren die Störungen und führen die Reparaturen aus, laden Vorher-nachher-Fotos an die Karte und dokumentieren die ausgetauschten Teile für die Abrechnung.
Vertragsverantwortlicher
Verwaltet die Planung der vorbeugenden Wartung und veröffentlicht ihre Termine in den Ankündigungen; er verfolgt die Kundenzufriedenheit in der „Kundenbestätigung“ und die Vertragsverlängerungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Wartungssystem»
Ab heute ist jede Meldung eine Karte, die vom Eingang bis zum Abschluss und zur Abrechnung wandert, und unsere Reaktionszeit ist für alle auf dem Board sichtbar. Erfasst zuerst die heutigen Meldungen und die laufenden Wartungsverträge und veröffentlicht den Plan der kommenden vorbeugenden Besuche in den Ankündigungen, damit die Kunden ihre Standorte vorbereiten.
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