System für Generalunternehmer
Der Generalunternehmer, der parallele Projekte auf verschiedenen Baustellen mit Subunternehmern und Außendienstpersonal ausführt.
Jede Baustelle auf einem Board von der Genehmigung bis zur Endabnahme – mit dokumentierten Nachträgen sowie Abschlagsrechnungen und Vorschüssen unter strenger Vertraulichkeit.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Baustelle ist ein eigenständiges Projekt auf dem Board: Ihre Karten beginnen bei den „Genehmigungen“ mit Baugenehmigung, Behördenfreigaben und Zivilschutz, dann wechseln sie zur „Baustelleneinrichtung“ für die Erstausstattung – Büros, Unterkünfte, provisorische Wasser- und Stromversorgung und die Absicherung der Baustelle. Danach gehen die Gewerke in die „Ausführung“, Etappe für Etappe vom Aushub über die Fundamente bis zum Ausbau, und jedes Gewerk ist eine Karte mit seinen Mengen und Tagesfotos, dann folgt die „Vorabnahme“ mit Abnahmeprotokoll und Mängelliste und schließlich die „Endabnahme“ nach Mängelbeseitigung und Ablauf der ersten Gewährleistungsfrist.
Der Chat ist das Bindeglied zwischen Büro und Baustelle: eine dringende Materialanforderung, eine Planungsrückfrage oder der tägliche Fotobericht des Bauüberwachers. Planungsentscheidungen und Nachträge dagegen – eine Planänderung oder ein mit dem Bauherrn vereinbartes geändertes Gewerk – werden im Forum mit Nummer, Begründung und Auswirkung auf Kosten und Bauzeit dokumentiert, denn sie sind die einzige Referenz bei der Freigabe der Abschlagsrechnungen und bei jedem späteren Streit mit Bauherr oder Subunternehmer.
Die Ankündigungen sind die Stimme der Geschäftsführung an alle Baustellen: verbindliche Sicherheitsrundschreiben, Saisonhinweise wie die Arbeitsorganisation im Ramadan oder bei Staubwellen und neue Weisungen der Behörden. Die Forderungen verwalten das Geld unter strenger Vertraulichkeit: Abschlagsrechnungen der Subunternehmer nach jeder freigegebenen Etappe sowie Vorschüsse und Abzüge der Arbeiter – einsehbar nur für Projektleiter und Buchhalter. So kennt das Büro die tatsächlichen Kosten jeder Baustelle Tag für Tag, nicht erst am Projektende.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Projektleiter
Verantwortet seine Baustelle vollständig, verschiebt die Karten durch die Etappen, gibt Nachträge frei und dokumentiert sie im Forum und erstattet der Geschäftsführung den wöchentlichen Fortschrittsbericht.
Ingenieure & Bauüberwacher
Verfolgen die Ausführung der Gewerke täglich, laden Fortschrittsfotos und erbrachte Mengen an die Karten und melden Abweichungen, bevor sie eskalieren.
Abrechner
Gleicht die Abschlagsrechnungen der Subunternehmer mit den freigegebenen Mengen ab, erfasst Vorschüsse und Abzüge in den Forderungen und bereitet die Abschlagsrechnungen an den Bauherrn zur Einreichung vor.
Genehmigungskoordinator
Verfolgt Baugenehmigungen, Behördenfreigaben und deren Verlängerungen in „Genehmigungen“ und lässt keinen Baustellenstart vor vollständigen Papieren zu.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Nachträge & PlanungsentscheidungenJede Änderung an Plänen oder Gewerken mit Nummer, Begründung und Auswirkung auf Kosten und Bauzeit – die Referenz für Abschlagsrechnungen und Streitigkeiten.
- Sicherheit auf den BaustellenSicherheitshinweise, Beinaheunfälle und die auf unseren Baustellen freigegebenen Schutzmaßnahmen.
- Subunternehmer & LieferantenBewertung von Leistung und Zuverlässigkeit der Subunternehmer und Lieferanten – vor jedem neuen Auftrag zu konsultieren.
- Referenzpläne & DokumenteDie freigegebenen Fassungen der Pläne, Leistungsverzeichnisse und Vertragsmuster.
«Spielregeln dieses Systems» — Im Forum angepinnt
1. Keine Baustelle außerhalb des Systems: Jedes Projekt wird mit seinen Karten ab der Genehmigungsphase erfasst. 2. Die täglichen Fortschrittsfotos werden vor Ende jeder Schicht an die Gewerkekarten gehängt. 3. Nachträge werden nicht mündlich ausgeführt: Sie werden vor der Ausführung mit ihrer Auswirkung im Bereich „Nachträge & Planungsentscheidungen“ dokumentiert. 4. Keine Abschlagsrechnung eines Subunternehmers wird ohne Abgleich mit foto-dokumentierten Mengen auf den Karten freigegeben. 5. Vorschüsse und Abzüge werden am Tag ihrer Auszahlung in den Forderungen erfasst und nicht auf die Monatsabrechnung verschoben.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Baustellensystem»
Ab heute läuft jede Baustelle auf diesem Board von den Genehmigungen bis zur Endabnahme, jeder Nachtrag wird im Forum mit Nummer und Auswirkung dokumentiert, und jede Abschlagsrechnung und jeder Vorschuss steht unter voller Vertraulichkeit in den Forderungen. Erfasst zuerst die laufenden Baustellen mit ihren tatsächlichen Etappen; wer Fragen zur Arbeitsweise hat, findet sie im angehefteten Thema „Spielregeln“ im Forum.
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