System für Firmenevents
Ein Team, das interne und externe Unternehmensveranstaltungen organisiert — vom Briefing bis zur Kostenabrechnung.
Jedes Event ist eine einzige Karte: Briefing, Vorbereitung, Dienstleister, Durchführung, Auswertung und Kosten — kein Detail geht verloren.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jedes Event beginnt als Karte in der Spalte „Briefing“, geschrieben vom Event-Manager: Ziel, erwartete Gäste, Budget, Datum und Ort. In „Vorbereitung“ arbeiten die Koordinatoren die Checklisten ab: Buchung, Genehmigungen, Technik und Catering. Danach geht es in „Dienstleister“, wo Verträge, Lieferungen und Termine auf der Karte verfolgt werden. Am Veranstaltungstag wandert die Karte in „Durchführung“ und steuert den Ablauf vor Ort; danach folgt „Auswertung“ mit Gästezufriedenheit und Team-Feedback. Abgeschlossen wird in „Kosten“ mit dem Abgleich der tatsächlichen Ausgaben gegen das freigegebene Budget.
Der Chat ist der Koordinationskanal vor Ort während der Durchführung — ein verspäteter Dienstleister oder eine Programmänderung erreicht sofort das ganze Team. Die Ankündigungen erreichen die übrigen Mitarbeiter: Einladungen zu internen Events, Erinnerungen und Teilnahmehinweise gehen von hier aus, nicht über verstreute Nachrichten.
Die Forderungen verwalten das Event-Budget vertraulich: Honorare jedes Dienstleisters und seine Zahlungen, die Ausgaben des Events Posten für Posten und das Restbudget. Wenn die Karte „Kosten“ erreicht, sind die Zahlen für Abgleich und Abschluss bereit — statt wochenlang nach dem Event Rechnungen einzusammeln.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Event-Manager
Schreibt das Briefing jedes Events und gibt sein Budget frei, prüft die Auswertung nach der Durchführung und bestätigt den finalen Kostenabschluss.
Event-Koordinator
Steuert die Karte „Vorbereitung“ mit den Checklisten für Buchung, Genehmigungen und Technik und leitet die Durchführung am Veranstaltungstag.
Dienstleister-Koordinator
Nimmt die Angebote der Dienstleister entgegen, verfolgt Vertrag und Lieferung in der Spalte „Dienstleister“ und erfasst Honorare und Zahlungen in den Forderungen.
Verantwortlicher Berichte & Kosten
Sammelt Gästezahlen und Zufriedenheit in „Auswertung“ und gleicht die Rechnungen mit dem Budget in „Kosten“ ab, bevor die Karte geschlossen wird.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System für Firmenevents»
Ab heute wird jedes Event hier gesteuert: eine Karte, die von „Briefing“ bis „Kosten“ wandert, die Koordination vor Ort im Chat und die Dienstleister-Honorare in den Forderungen. Beginnt damit, die kommenden Events mit Terminen und Budgets als Karten in „Briefing“ anzulegen. Einladungen und Erinnerungen an die Mitarbeiter gehen künftig über die Ankündigungen aus diesem System.
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