System für die Zollabwicklung
Zollagenturen, die eingehende Sendungen mit Dokumenten, Zollanmeldungen, Abgaben und Freigaben abwickeln.
Der Weg der Sendung von den Dokumenten über Zollanmeldung, Beschau, Abgaben und Freigabe bis zur Auslieferung – mit strikter Trennung von Kunden- und Bürogeldern.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede eingehende Sendung wird als Karte in „Dokumente“ angelegt, auf der Frachtbrief, Rechnung, Ursprungszeugnis und die Kundenunterlagen gesammelt werden; Fehlendes wird markiert und über den Chat beim Kunden angefordert. Nach Vollständigkeit erstellt der zugelassene Zollabwickler die Zollanmeldung, und die Karte wechselt zu „Zollanmeldung“ und anschließend zu „Beschau“, wenn die Sendung untersucht wird; der Sachbearbeiter verfolgt Termin und Ergebnis der Beschau und lädt das Protokoll auf die Karte.
Nach der Beschau wechselt die Karte zu „Abgaben“, wo die Zölle und Einfuhrabgaben entrichtet und Betrag sowie Zahlungsbeleg dokumentiert werden, dann zu „Freigabe“, sobald die endgültige Verzollung erteilt ist, und zu „Auslieferung“, wenn die Sendung den Hafen verlässt und dem Kunden oder dem beauftragten Frachtführer übergeben wird. Zum Abschluss wird der Vorgang in „Abrechnung“ mit dem Honorar des Büros geschlossen.
Die Forderungen sind das finanzielle Rückgrat des Büros: Die für jeden Kunden verauslagten Abgaben werden getrennt von den Abwicklungshonoraren erfasst, und erhaltene sowie offene Zahlungen werden so vertraulich verfolgt, dass nur Berechtigte Einblick haben. Der Chat dient der schnellen Abstimmung mit Hafenvertretern, Frachtführern und Kunden: ein fehlendes Dokument, ein verschobener Beschautermin, eine abholbereite Sendung.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Zugelassener Zollabwickler
Verantwortet und unterschreibt die Zollanmeldungen, verfolgt „Beschau“ und „Freigabe“ und klärt Einstufungs- oder Bewertungsfragen mit den Behörden.
Sachbearbeiter
Sammeln die Dokumente und bewegen die Karten zwischen den Spalten, verfolgen die Beschautermine und laden Protokolle und Belege auf jede Karte.
Kundenkoordinator
Nimmt neue Sendungen auf, informiert die Kunden über den Chat über Fehlendes und Neuigkeiten und plant die Auslieferung nach der Freigabe.
Buchhalter
Erfasst die für Kunden verauslagten Abgaben, die Honorare und die Zahlungen in den Forderungen und stellt die Rechnungen in „Abrechnung“ aus.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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