System für Schwertransporte per Lkw
Speditionen, die schwere Ladungen auf Strecken zwischen Städten transportieren – mit Frachtpapieren und Ladungsdokumenten.
Die Tour von der Beladung über die Zustellung bis zur Abrechnung – mit Frachtpapieren, Flottenwartung und Kostenrechnung je Lkw.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Tour beginnt als Karte in „Tour“ mit Kundenname, Ladungsart, Startpunkt, Ziel und vereinbartem Liefertermin. Sie wechselt in die „Beladung“, wo der Flottenleiter das Ladegewicht und die Übernahme vom Verlader protokolliert; danach bleibt sie auf dem gesamten Weg in „Unterwegs“, und der Fahrer meldet Position und Status über den Chat. Ist die Ladung entladen und der Empfänger hat unterschrieben, wechselt die Karte zur „Zustellung“.
Nach der Zustellung geht die Karte in „Frachtpapiere“, wo der Dokumentenkoordinator den unterschriebenen Ablieferbeleg und alle vom Kunden geforderten Anlagen abgleicht; erst bei vollständigen Unterlagen wechselt sie zur „Abrechnung“, und die Buchhaltung stellt die Rechnung auf dieser Grundlage aus. Parallel läuft die Spalte „Wartung“: Jeder Defekt, den ein Fahrer bemerkt, und jede fällige planmäßige Wartung wird als eigene Karte angelegt, die den Lkw für neue Touren sperrt, bis sie abgeschlossen ist.
Der Chat ist die Verbindungsleitung zwischen Flottenleiter und Fahrern auf der Strecke: Stau verzögert die Ankunft, ein akuter Defekt, ein geänderter Entladetermin. In den Forderungen werden die Kundenforderungen aus den Touren und deren Zahlungen, die Fahrerspesen und Taggelder je Tour sowie Diesel- und Wartungskosten je Lkw erfasst – so erkennt der Flottenleiter die Rentabilität jeder Tour und jedes Fahrzeugs ohne separate Bücher.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Flottenleiter
Disponiert Touren, Lkw und Fahrer, verfolgt täglich die Karten in „Unterwegs“ und gibt das Fahrzeug nach der Wartung wieder frei.
Fahrer
Aktualisieren den Tourenstatus von „Beladung“ bis „Zustellung“, laden Fotos der Ablieferbelege hoch und melden Defekte sofort über den Chat.
Dokumentenkoordinator
Gleicht die Ablieferbelege ab, vervollständigt die Unterlagen in „Frachtpapiere“ und lässt eine Karte erst bei vollständigen Papieren zur „Abrechnung“ weiter.
Buchhalter
Stellt die Rechnungen für abgeschlossene Touren aus und erfasst Zahlungen, Fahrerspesen und Fahrzeugkosten in den Forderungen.
Wartungstechniker
Führt die planmäßigen und akuten Wartungskarten aus und dokumentiert auf jeder Karte die getauschten Teile und die Reparaturkosten.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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