System für eine Hautarzt- und Kosmetikpraxis
Eine Dermatologie- und Kosmetikpraxis mit Lasersitzungen und wiederkehrender Pflege, die den Verlauf per Foto dokumentiert.
Die Sitzungsreihe von der Beratung bis zur Bewertung — mit dokumentierten Verlaufsfotos und Abrechnung jeder Sitzung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Weg der Kundin beginnt mit einer Karte in „Beratung“: Die Ärztin erfasst Hauttyp, Anliegen und medizinische Anmerkungen. Dann wandert sie nach „Plan“, wo die Sitzungsreihe festgelegt wird: Gerätetyp, Zahl der Sitzungen und der Abstand zwischen ihnen. Nach Plangenehmigung und Buchung der Reihe wandert die Karte mit dem Datum der nächsten Sitzung nach „Terminierte Sitzung“; bei Erscheinen der Kundin geht sie nach „Durchführung“: Dort lädt die Kosmetikerin nach jeder Sitzung die Verlaufsfotos auf die Karte und erfasst die verwendeten Geräteeinstellungen. Nach Abschluss der Reihe wandert die Karte nach „Nachsorge“ — zur Kontrolle der Ergebnisse und möglicher Reaktionen — und dann nach „Bewertung“, um Zufriedenheit und Endergebnis zu dokumentieren.
Der Chat verbindet Empfang, Kosmetikerinnen und Ärztin für die Tagesabstimmung: eine Terminbestätigung, eine Frage zu einer Geräteeinstellung oder die Meldung einer Hautreaktion, die das Eingreifen der Ärztin erfordert. In den Ankündigungen werden volle Sitzungspläne und verfügbare Tage veröffentlicht sowie die Wartungshinweise für die Lasergeräte — damit kein Termin in eine Ausfallzeit gebucht wird.
Die Forderungen führen die Praxisfinanzen diskret: Erfasst wird die Rechnung jeder Sitzung oder eines im Voraus bezahlten Pakets; mit jeder durchgeführten Sitzung wird vom Paketguthaben abgebucht. So kennt die Leitung das Restguthaben jeder Kundin und die Einnahmen der Praxis — ohne Rückgriff auf Kassenbücher.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Dermatologin
Führt die Beratung durch und genehmigt den Sitzungsplan; prüft die Verlaufsfotos auf den Karten und greift bei jeder Reaktion oder Komplikation ein.
Kosmetikerinnen (Laser & Pflege)
Führen die Sitzungen nach dem genehmigten Plan aus und laden Verlaufsfotos und Geräteeinstellungen nach jeder Sitzung auf die Karte der Kundin.
Empfang
Bucht die Sitzungsreihen und führt die Karten zwischen „Terminierte Sitzung“ und „Durchführung“; verfolgt die Anwesenheitsbestätigungen; erfasst Rechnungen und Pakete in den Forderungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Praxissystem»
Dieses System ist ab heute unsere Arbeitsweise: Jede Kundin ist eine Karte von „Beratung“ bis „Bewertung“, und die Verlaufsfotos werden auf die Karte selbst geladen — nicht auf private Handys. Der Chat dient der schnellen Abstimmung, die Ankündigungen den Sitzungsplänen und Gerätehinweisen, Rechnungen und Pakete den Forderungen. Beginnt damit, die aktuellen Kundinnen und ihre Restpakete zu erfassen.
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