System für Digitalagenturen (Digital Agency)
Digitalagenturen, die Websites, Apps und digitales Marketing für ihre Kunden liefern.
Vom Angebot an den Kunden über Produktion und Übergabe bis zum monatlichen Wartungsvertrag – ein kompletter Kundenzyklus mit dokumentierten Anmerkungen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Opportunität beginnt als Karte im „Angebot“, wo der Account-Manager das technische und finanzielle Angebot erstellt; nach der Unterzeichnung durch den Kunden wechselt sie in die „Produktion“, und die Arbeit wird als Teilaufgaben auf der Karte an Designer, Entwickler und Content-Creator verteilt. Bei Fertigstellung der ersten Version geht sie ins „Kundenfeedback“, wo die Anmerkungen des Kunden in dokumentierten Schleifen gesammelt werden statt in verstreuten Nachrichten, dann zur „Übergabe“ nach der endgültigen Abnahme samt Übertragung aller Rechte und Zugänge, und schließlich zum „Monatlichen Support“, wenn der Vertrag laufende Betreuung umfasst – hier verwandelt sich das Projekt von Kostenfaktor in wiederkehrenden Umsatz.
Das Forum dokumentiert die Anmerkungen und Entscheidungen der Kunden: Jede Feedbackschleife hat ein Thema, das die Anmerkungen sammelt, was angenommen und was höflich abgelehnt wurde und warum – ein Schutz der Agentur vor Scope Creep und eine Pflege der Beziehung. Der Chat dient der internen Tagesabstimmung des Produktionsteams. Die Ankündigungen tragen Agenturneuigkeiten und -richtlinien: neue Preise, Urlaubsregelungen, freigegebene Werkzeuge. Die Forderungen verwalten die Kundenraten nach Vertragsphasen und die Honorare der Freelancer unter Vertraulichkeit.
Der Account-Manager verantwortet die Beziehung: Er schreibt das Angebot, nimmt die Kundenanmerkungen entgegen und dokumentiert sie im Forum und holt die endgültige Abnahme ein. Die Produktionsleiter führen die Karte in „Produktion“, verteilen die Aufgaben und halten die Termine. Das Supportteam übernimmt die Karten im „Monatlichen Support“ und erledigt die laufenden Kundenanfragen im Vertragsrahmen. Die Information fließt vom Kunden zum Account-Manager ins Forum zum Produktionsteam – dieser Weg hat keine Abkürzung.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Account-Manager
Schreibt die Angebote im „Angebot“ und verantwortet die Kundenbeziehung: nimmt die Anmerkungen entgegen und dokumentiert sie im Forum, holt die Freigaben ein und führt die Karte Richtung „Übergabe“.
Produktionsleiter
Führen die Karte in „Produktion“: verteilen die Arbeit an Designer, Entwickler und Content-Creator und überwachen Termine und den vereinbarten Leistungsumfang.
Supportteam
Erledigt die Anfragen der Kunden im „Monatlichen Support“ im Rahmen der laufenden Verträge, aktualisiert die Karten mit dem monatlich Geleisteten und eskaliert alles, was den Vertragsumfang übersteigt, an den Account-Manager.
Finanzabteilung
Bucht die Vertragsraten nach ihren Phasen in den Forderungen, verfolgt die Honorare der Freelancer und erinnert an die von der Kundenfreigabe abhängigen Raten.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Dokumentiertes KundenfeedbackDie Feedbackschleifen jedes Kunden in einem eigenen Thema: was gefordert, was angenommen und was abgelehnt wurde – ein Protokoll, das beide Seiten vor Missverständnissen schützt.
- Leistungsumfang & ÄnderungenKundenanfragen außerhalb des ursprünglichen Vertrags: sie werden geschätzt, bepreist und die Entscheidung über Annahme oder Verschiebung dokumentiert.
- Referenzen & LehrenWas in den übergebenen Projekten gelang und was stockte – Lehren, auf denen das Team die kommenden Angebote und Schätzungen aufbaut.
- ProduktionswerkzeugeDie Bewertung der Design-, Entwicklungs- und Content-Werkzeuge, die das Team erprobt, bevor sie offiziell freigegeben werden.
«Spielregeln dieses Systems» — Im Forum angepinnt
1. Keine Produktion vor der Unterzeichnung des Angebots und der Buchung der ersten Rate in den Forderungen. 2. Kundenanmerkungen werden im Forum in einem eigenen Thema je Schleife dokumentiert – was nicht dokumentiert ist, wird nicht umgesetzt. 3. Jede Anfrage außerhalb des Vertragsumfangs geht in den Bereich „Leistungsumfang & Änderungen“ und wird vor ihrer Ausführung bepreist. 4. Keine Übergabe vor der dokumentierten Kundenabnahme und der Übertragung aller Zugänge und Rechte. 5. Anfragen im monatlichen Support werden im Vertragsrahmen erledigt; was ihn übersteigt, wird an den Account-Manager eskaliert. 6. Die Honorare der Freelancer werden sofort nach Freigabe ihrer Arbeiten in den Forderungen gebucht.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Agentursystem»
Ab heute durchläuft jeder Kunde eine Karte vom „Angebot“ bis zum „Monatlichen Support“, und jede Kundenanmerkung wird im Forum in einem eigenen Thema dokumentiert – keine Freigabe und keine Änderung mehr über verstreute Nachrichten. Erster Schritt: die offenen Angebote, die laufenden Projekte und die Wartungsverträge erfassen. Der Chat dient der internen Abstimmung, und die offiziellen Entscheidungen erreichen euch in diesem Kanal.
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