System für ein Elektronikgeschäft

Jeder Verkauf beginnt als Karte in der Spalte „Bestellung“ — mit Gerätedaten, Kundendaten und Seriennummer. Die Seriennummer ist Pflicht, denn sie ist später die Garantiereferenz. Die Karte wandert nach „Prüfung“: Dort testet ein Techniker das Gerät vor der Übergabe und dokumentiert seinen Zustand auf der Karte; erst mit seiner Freigabe geht es nach „Übergabe“. Nach Empfang und Unterschrift des Kunden wandert die Karte nach „Laufende Garantie“ und bleibt dort die gesamte Deckungszeit mit klarem Ablaufdatum. Braucht der Kunde eine Reparatur, wandert seine Karte nach „Service“, bis das Gerät instand gesetzt und übergeben ist. Der Monatszyklus schließt in „Bericht“ mit der Auszählung von Verkäufen, Garantien und Servicefällen.

Der Chat verbindet Verkauf und Technik: eine Frage zur Verfügbarkeit eines Geräts oder Zubehörs, die Terminabstimmung einer Übergabe mit dem Kunden oder die Erstbeschreibung eines Defekts an einem Garantiegerät, die eine erste Diagnose braucht. Alles, was ein konkretes Gerät betrifft — Prüfung, Reparatur, Ersatzteile —, wird auf seiner Karte dokumentiert, damit die Gerätehistorie bei jedem Anspruch vollständig an einem Ort liegt.

Die Forderungen erfassen die Geräteankäufe bei den Lieferanten samt Zahlungsplänen, die Kosten der in Reparaturen verbauten Ersatzteile und — beim Ratenverkauf — die Restbeträge der Kunden. So kennt der Inhaber die tatsächlichen Kosten des Garantieservice im Verhältnis zur Verkaufsmarge.