Komplettsystem für den Online-Shop
Ein Online-Shop mit eigenem Sortiment und täglichen Bestellungen, geführt von einem kleinen Team, das den gesamten Betrieb steuert.
Der komplette operative Tag auf einem Board: von der neuen Bestellung über Versand und Retouren bis zum Tagesbericht.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Bestellung kommt als Karte in die Spalte „Neue Bestellung“ — mit Kundendaten, Artikeln und Zahlungsart. Der Bestellkoordinator prüft den Eingang am Morgen und stimmt die Verfügbarkeit mit dem Lager ab, dann wandert die Karte nach „Kommissionierung“: Dort wird die Bestellung gepackt und das Versandetikett angehängt, danach geht sie nach „Versand“ — mit Name des Versanddienstleisters und Sendungsnummer. Nach bestätigter Zustellung wandert die Karte nach „Abgeschlossen“. Kommt eine Sendung aus irgendeinem Grund zurück, landet sie in „Retoure“ — mit Rücksendegrund und der Entscheidung über die Erstattung. Am Tagesende werden alle Zahlen in der Karte „Tagesbericht“ zusammengefasst: neue, versandte, abgeschlossene und retournierte Bestellungen.
Der Chat ist den ganzen Tag der schnelle Abstimmungskanal: eine Frage zur Artikelverfügbarkeit, eine unvollständige Kundenadresse oder ein Problem mit einem Versandetikett — schnelle Entscheidungen, die keine Archivierung brauchen. Entscheidungen zu Aktionen und Rabatten samt Start- und Endzeitpunkten werden dagegen vom Shop-Manager in den Ankündigungen veröffentlicht, damit das ganze Team mit denselben Preisen und Botschaften arbeitet; eine Aktion, die nur im Chat auftaucht, gilt nicht.
Die Forderungen steuern diskret die internen Finanzen des Shops: fällige Lieferantenzahlungen nach Zahlungsplan, die wöchentlichen Gebühren der Versanddienstleister und die täglichen Betriebskosten für Verpackung und Verbrauchsmaterial. So kennt der Shop-Manager seine Verpflichtungen, bevor die Verkaufserlöse eingehen, und sieht den Nettowert des Tages ohne separate Tabellen.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Shop-Manager
Überwacht das Board morgens und abends, genehmigt Aktionen und Rabatte und kündigt sie in den Ankündigungen an; prüft wöchentlich die Spalte „Retoure“ samt Gründen, um die Ursachen zu beheben.
Bestellkoordinator
Nimmt Bestellungen in „Neue Bestellung“ entgegen und führt sie über die Spalten bis „Abgeschlossen“, lädt die Versandetiketten auf die Karten und verfolgt Verzögerungen mit den Versanddienstleistern.
Lagerverantwortliche:r
Aktualisiert die Artikelbestände und meldet im Chat, wenn ein Artikel zur Neige geht; nimmt die Retouren aus der Spalte „Retoure“ entgegen und entscheidet über Wiedereinlagerung oder Vernichtung.
Kundenservice
Verfolgt Kundenbewertungen und Beschwerden über Verzögerungen und erfasst die Retourengründe präzise auf den Karten für den Tagesbericht des Shop-Managers.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Shop-System»
Ab heute ist jede Bestellung eine Karte, die von „Neue Bestellung“ bis „Abgeschlossen“ oder „Retoure“ wandert — keine Bestellung wird mehr in privaten Chats abgewickelt. Entscheidungen zu Aktionen und Rabatten erscheinen ausschließlich hier in den Ankündigungen, die schnelle Abstimmung läuft im Chat. Erfasst jetzt die eingehenden Bestellungen des Tages und schließt euren Tag mit der Tagesbericht-Karte ab.
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