System für Mitarbeiterangelegenheiten
Ein Team, das Mitarbeiterakten, Anträge und offizielle Schreiben verwaltet und einen klaren Weg für jeden Antrag sowie ein geordnetes Archiv braucht.
Jeder Mitarbeiterantrag — Bescheinigung, Urlaub oder Datenaktualisierung — ist eine Karte, die vom Eingang bis ins Archiv wandert, ohne Verlust und ohne unerklärte Verzögerung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Antrag eines Mitarbeiters wird als Karte in der Spalte „Antrag“ mit Art und Anhängen erfasst: Arbeitsbescheinigung, Urlaubsantrag, Datenaktualisierung, Gehaltsbescheinigung. Die Karte wandert in „Prüfung“, wo geprüft wird, ob der Antrag die Bedingungen erfüllt und die Unterlagen vollständig sind — ein unvollständiger Antrag geht mit einer klaren Anmerkung auf der Karte an den Antragsteller zurück. Nach der Prüfung geht es in „Erstellung“, wo das Schreiben erstellt oder der Vorgang ausgeführt wird, dann in „Übergabe“ bei Aushändigung an den Mitarbeiter mit dokumentiertem Empfang, und schließlich ins „Archiv“, wo die Kopie in der Mitarbeiterakte abgelegt wird. Die archivierten Karten werden im „Monatsbericht“ zusammengefasst: Anzahl und Arten der Anträge und die durchschnittliche Bearbeitungszeit.
Der Chat dient der Abstimmung im Team und mit anderen Abteilungen: eine Rückfrage zu einem fehlenden Dokument, eine Datenbestätigung bei einer Behörde oder die Benachrichtigung eines Sachbearbeiters bei einem eiligen Antrag. Die Regel: Der Stand eines Antrags wird aus der Spalte der Karte abgelesen, nicht aus einer Chat-Nachfrage — jeder Mitarbeiter, der nach seinem Antrag fragt, wird direkt auf seine Kartennummer verwiesen.
So fließt die Arbeit: Der Sachbearbeiter nimmt den Antrag entgegen und erfasst ihn; der Leiter der Mitarbeiterangelegenheiten prüft die Spalte „Prüfung“ täglich und verteilt, was eine höhere Verwaltungsfreigabe braucht; nach der Übergabe stellt der Leiter vor Ende jeder Woche die vollständige Archivierung sicher und erstellt dann den Monatsbericht aus der Spalte „Monatsbericht“ für die Geschäftsführung.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Leiter Mitarbeiterangelegenheiten
Prüft die Spalte „Prüfung“ täglich, verteilt die Anträge auf die Sachbearbeiter, gibt sensible Schreiben frei und erstellt den Monatsbericht.
Sachbearbeiter
Erfasst eingehende Anträge als Karten, führt Erstellung und Übergabe aus und dokumentiert jeden Schritt und Anhang auf der Karte bis zur Archivierung.
Koordinator Behördenangelegenheiten
Verfolgt die Vorgänge mit externen Stellen wie Sozialversicherung und Einwanderungsbehörde und hält die Karte mit Stand und Terminen des Vorgangs aktuell.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
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