Komplettsystem Personalabteilung
Die Personalabteilung eines Unternehmens mit 30 bis 300 Mitarbeitern, die den kompletten Employee Lifecycle von der Rekrutierung bis zum Austritt steuert.
Der komplette Employee Lifecycle auf einem Board: Recruiting, Onboarding, Leistung, Entwicklung, Mitarbeiterangelegenheiten und Gehaltsabrechnung — mit dokumentierten Richtlinien und streng vertraulichen Finanzen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Mitarbeiter oder Personalvorgang lebt als Karte, die durch die sechs Spalten wandert: Sie beginnt in „Recruiting“, wenn eine Stelle eröffnet oder ein Kandidat eingestellt wird, mit Verträgen und Unterlagen als Anhänge. Dann wechselt sie in „Onboarding“, wo der Plan der ersten neunzig Tage und die Übergabe von Arbeitsmitteln und Zugängen verfolgt werden. Nach bestandener Probezeit wandert die Karte in „Leistung“, wo die jährlichen Bewertungszyklen laufen, dann in „Entwicklung“ für Wachstumspläne und Kurse. Bei jedem Antrag, jeder Abmahnung oder jedem Schreiben wechselt sie in „Mitarbeiterangelegenheiten“ zur Bearbeitung und Dokumentation. Schließlich läuft die monatliche Abrechnungsverfolgung in „Gehaltsabrechnung“, wo Zulagen und Abzüge vor jedem Lohnlauf geprüft werden.
Der Chat ist der interne Abstimmungskanal der Abteilung: ein Gespräch koordinieren, eine Frage zu einem Dokument, einen hängenden Antrag verfolgen. Das Forum dagegen ist die Richtlinien-Referenz: Arbeitsordnungen und freigegebene Verfahren werden dort veröffentlicht, und Änderungsvorschläge werden dokumentiert diskutiert, bevor sie verabschiedet werden — so bleibt keine Verwaltungsentscheidung mündlich und geht mit der Zeit verloren.
Die Ankündigungen sind die Stimme der Abteilung an alle Mitarbeiter: offizielle Rundschreiben, Fristen für Urlaubsanträge, Updates zu Benefits und interne Stellenausschreibungen. Die Forderungen verwalten Gehälter und Zulagen streng vertraulich: Jeder Mitarbeiter hat seine Buchungen aus Gehalt, Zulagen, Vorschüssen und Abzügen, einsehbar nur für Berechtigte — so kennt der Abteilungsleiter die Gesamtkosten, ohne Details einzelner Personen an Unbefugte offenzulegen.
So fließt die Information: Der Recruiting-Spezialist übergibt den neuen Mitarbeiter an den Personalbetreuer, indem er die Karte von „Recruiting“ nach „Onboarding“ schiebt; der Entwicklungs-Spezialist übernimmt die Karte bei „Leistung“ und „Entwicklung“; der Gehaltsbuchhalter erhält die bestätigten finanziellen Änderungen am Monatsende vor dem Abschluss; und der Abteilungsleiter überblickt das gesamte Board im wöchentlichen Review.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Personalleiter
Überblickt die sechs Spalten im wöchentlichen Review, verabschiedet die Richtlinien im Forum und unterzeichnet offizielle Rundschreiben vor ihrer Veröffentlichung in den Ankündigungen.
Recruiting-Spezialist
Steuert die Spalte „Recruiting“: erfasst offene Stellen als Karten, koordiniert die Gespräche über den Chat und übergibt die Eingestellten mit vollständigen Akten an „Onboarding“.
Personalbetreuer
Bearbeitet Anträge und Schreiben der Mitarbeiter in „Mitarbeiterangelegenheiten“, verfolgt die Onboarding-Akten bis zur Vollständigkeit und hält die Mitarbeiterdaten laufend aktuell.
Entwicklungs-Spezialist
Erstellt die Entwicklungspläne jedes Mitarbeiters in „Entwicklung“ auf Basis der Leistungsergebnisse, koordiniert die Trainingsprogramme und dokumentiert ihre Wirkung auf der Karte.
Gehaltsbuchhalter
Bereitet den monatlichen Lohnlauf in „Gehaltsabrechnung“ vor und erfasst Gehälter, Zulagen und Abzüge als Buchungen in den Forderungen für jeden Mitarbeiter — vollständig vertraulich.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Richtlinien & VerfahrenDie verabschiedeten Texte der Arbeitsordnung und Verwaltungsverfahren; jeder Änderungsvorschlag wird hier vor der Verabschiedung diskutiert.
- Beratungsfälle & MitarbeiterfragenWiederkehrende oder komplexe Verwaltungsfälle, zu denen die Abteilung ihre Einschätzung und Behandlung dokumentiert — Referenz für ähnliche Fälle.
- Verbesserung der AbteilungsprozesseVerbesserungsvorschläge zu Recruiting-, Onboarding- und Bewertungsverfahren aus der Abteilung selbst.
- Freigegebene Vorlagen & SchreibenDie offiziellen Vorlagen für Schreiben, Verträge und Onboarding-Pläne — eine einzige freigegebene Version, die nicht zwischen Geräten verloren geht.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1) Kein Personalvorgang außerhalb des Systems: Jeder neue Mitarbeiter, Antrag oder Leistungszyklus wird am Tag seiner Entstehung als Karte in der richtigen Spalte erfasst. 2) Richtlinien und Verwaltungsentscheidungen werden im Forenbereich „Richtlinien & Verfahren“ dokumentiert — der Chat dient nur der täglichen Abstimmung; was dort an Entscheidungen läuft, gilt nicht. 3) Offizielle Rundschreiben an die Mitarbeiter gehen ausschließlich über die Ankündigungen, nach Freigabe durch den Abteilungsleiter. 4) Gehälter, Zulagen und Abzüge werden nur in den Forderungen erfasst; Gehaltszahlen gehören weder auf Karten noch in Chat oder Forum. 5) Keine Karte verlässt eine Spalte, bevor die Unterlagen der vorherigen Phase vollständig an ihr angehängt sind.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System der Personalabteilung»
Ab heute ist dieses System die Arbeitsweise der Abteilung: Jeder Personalvorgang ist eine Karte, die von „Recruiting“ bis „Gehaltsabrechnung“ wandert, jede Richtlinie wird im Forum dokumentiert, jedes Rundschreiben geht über die Ankündigungen, und die Gehälter laufen vollständig vertraulich in den Forderungen. Erster Schritt: Erfasst die aktuell offenen Stellen als Karten in „Recruiting“ und lest das angepinnte Thema „Arbeitsregeln“ im Forum.
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