System für Gehaltsabrechnung & Benefits
Ein Team, das Gehälter, Zulagen und Abfindungen in einem disziplinierten Monatszyklus mit fehlerfreier Präzision abwickelt.
Ein präziser monatlicher Gehaltszyklus von der Datenaktualisierung bis zu den Benachrichtigungen — die Forderungen sind das Herz des Systems, streng vertraulich für jeden Mitarbeiter.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Monatszyklus läuft über die sechs Spalten: Er beginnt in „Datenaktualisierung“, wo die Karten der gehaltswirksamen Änderungen des Monats gesammelt werden — Neueinstellungen, Beförderungen, Abzüge, unbezahlter Urlaub. Dann wandern sie in „Prüfung“, wo der Finanzprüfer die Zahlen mit ihren Quellen abgleicht. Nach der Prüfung wechseln die Karten in „Freigabe“ zur Unterzeichnung durch die Finanzleitung, dann in „Überweisung“ beim Versand der Bankdatei und der Ausführung der Überweisungen, dann in „Benachrichtigungen“, wo jeder Mitarbeiter über den Eingang seines Gehalts und seine Abrechnung informiert wird, und schließlich in „Bericht“, der die Monatslisten zusammenfasst und mit den Vormonaten vergleicht.
Die Forderungen sind das Herz dieses Systems: Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Buchungskonto mit Gehalt, Zulagen, Vorschüssen, Abzügen und Abfindungsansprüchen — streng vertraulich. Jeder Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Buchungen; die aggregierten Bewegungen sehen nur Gehaltsbuchhalter, Prüfer und Finanzleitung. Damit verschwindet die geheime Excel-Datei und die Zahlen werden dokumentiert und jederzeit prüfbar.
Der Chat dient der sensiblen Abstimmung mit Bedacht: eine Rückfrage zu einer Zulage mit der Personalabteilung oder die Bestätigung des Überweisungsdatums mit der Bank — ohne Gehaltszahlen Einzelner in gemeinsamen Kanälen zu nennen. Die Arbeit fließt vom Gehaltsbuchhalter, der die Karten in „Datenaktualisierung“ vorbereitet, zum Finanzprüfer in „Prüfung“, zum Finanzleiter für die Freigabe; danach kehrt der Buchhalter zurück, um Überweisung und Benachrichtigungen auszuführen und den Monat mit dem Bericht abzuschließen.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Gehaltsbuchhalter
Bereitet die Karten des Monatszyklus in „Datenaktualisierung“ vor, erfasst die Buchungen jedes Mitarbeiters in den Forderungen und führt Überweisungen und Benachrichtigungen nach der Freigabe aus.
Finanzprüfer
Gleicht die Gehaltslisten mit ihren Quellen in „Prüfung“ ab, erkennt jede Abweichung vor der Freigabe und lässt keine Karte ohne belegende Unterlage passieren.
Finanzleiter
Gibt den finalen Lohnlauf in „Freigabe“ frei und prüft den Monatsbericht und seine Vergleiche vor dem Abschluss des Zyklus.
HR-Spezialist
Liefert dem Gehaltsbuchhalter die gehaltswirksamen Änderungen — Einstellung, Beförderung, Abzug, Urlaub — als dokumentierte Karten vor dem Abschlusstermin.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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