System für Mitarbeiterauslagen
Ein Team, das Auslagenerstattungen der Mitarbeiter bearbeitet — Reisen, Fahrten, Bewirtung und Beschaffungen — und eine faire Richtlinienanwendung sowie schnelle Auszahlung braucht.
Vom Erstattungsantrag bis zur Auszahlung und zum Archiv: eine Richtlinie, die ohne mündliche Ausnahmen angewendet wird, und ein Mitarbeiter, der den Stand seines Antrags kennt, ohne zu fragen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Mitarbeiter reicht seinen Antrag ein; er wird als Karte in der Spalte „Erstattungsantrag“ mit Belegen, Ausgabenart und Datum erfasst und wandert in „Richtlinienprüfung“, wo der Auslagenbuchhalter die Richtlinienkonformität prüft: Kategorieobergrenze, Vollständigkeit der Belege, Bezug zu einer Dienstaufgabe — Unvollständiges geht mit einer konkreten Anmerkung auf der Karte an den Mitarbeiter zurück, nicht mündlich. Nach der Prüfung wechselt sie in „Freigabe“ zum genehmigenden Manager, je nach dessen Befugnis für den Betrag, dann in „Auszahlung“, wo die Überweisung oder Barauszahlung mit beigefügtem Beleg ausgeführt wird, dann ins „Archiv“, wo die Belege geordnet abgelegt werden; der monatliche „Bericht“ fasst die Auslagen nach Art, Abteilung und den richtlinienstärksten Kategorien zusammen.
Die Forderungen sind das Herz dieses Systems: Jeder Mitarbeiter hat ein Auslagenkonto mit seinen freigegebenen Anträgen, dem Ausgezahlten, dem Abgelehnten und dem Ablehnungsgrund — vertraulich: Der Mitarbeiter sieht seine Buchungen, sein Manager die Summe seines Teams. Damit verschwinden Fragen wie „Wo steht mein Antrag?“, denn der Stand ist auf dem Board sichtbar und die finanzielle Spur erfasst.
Die Arbeit fließt vom antragstellenden Mitarbeiter zum Auslagenbuchhalter, der die Richtlinie prüft, zum genehmigenden Manager, der in „Freigabe“ entscheidet, zum Kassenverwalter oder ausführenden Buchhalter für die Auszahlung; dann wird die Karte archiviert und geht in den Monatsbericht ein, der der Geschäftsführung Ausgabenmuster und Richtlinienlücken offenbart.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Auslagenbuchhalter
Prüft die Anträge in „Richtlinienprüfung“ präzise und fair, gibt Unvollständiges mit klarer Anmerkung zurück und erfasst die Buchungen täglich in den Forderungen.
Genehmigender Manager
Genehmigt die Anträge seines Teams in „Freigabe“ innerhalb seiner Finanzbefugnis und begründet jede Ausnahme schriftlich auf der Karte, bevor er sie passieren lässt.
Kassenverwalter
Führt die freigegebene Auszahlung in „Auszahlung“ mit dokumentiertem Beleg auf der Karte aus und stimmt seine Tagesausgaben vor dem Abschluss ab.
Antragstellender Mitarbeiter
Reicht seinen Antrag mit vollständigen Belegen innerhalb der satzungsgemäßen Frist ein und verfolgt seinen Stand auf dem Board statt durch persönliche Nachfragen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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