System für ein Event-Catering-Unternehmen
Ein Catering-Unternehmen für Feiern, Firmen und Schulen — mit Menüs, die für jeden Anlass gestaltet werden.
Von der Catering-Anfrage über Menügestaltung, Produktion, Anlieferung und Service vor Ort bis zu Bewertung und Abrechnung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Die Catering-Anfrage kommt als Karte in die Spalte „Anfrage“ — mit Art des Anlasses, Personenzahl, Ort und Datum. Die Küchenchefs gestalten mit dem Kunden das „Menü“, das samt Budget freigegeben wird; dann beginnt die „Produktion“ vor dem Anlass — mit einem von der Servierzeit rückwärts gerechneten Kochplan: Was heiß serviert wird, wird zuletzt gekocht. In „Anlieferung“ werden Kühlfahrzeuge, Routen und Ankunftszeiten vorbereitet; in „Service“ wird das Buffet oder der Service vor Ort bis zum Ende des Anlasses geführt. Danach wird die Kundenzufriedenheit in „Bewertung“ dokumentiert und die Forderung in „Abrechnung“ geschlossen.
Am Veranstaltungstag ist der Chat die Direktleitung zwischen Location und Küche: eine plötzliche Gästezunahme gegenüber der bestätigten Zahl, ein Wunsch des Gastgebers nach früherem Servieren oder fehlendes Serviermaterial, das sofort nachgeliefert wird. Die Ankündigungen gehören der Cateringleitung: die großen Anlässe der Woche und die Teamzuteilung, aktualisierte Saisonmenüs und die Lebensmittelsicherheits-Vorgaben für Transport und Servieren, die keine Ausnahme dulden.
Die Forderungen führen die Lieferantenverbindlichkeiten für Fleisch und Gemüse je Anlass, die Löhne der Aushilfen — Servicekräfte und Fahrer — sowie Kundenanzahlungen und Restbeträge nach dem Anlass. So wird die Rentabilität jedes einzelnen Anlasses sichtbar, bevor der Monat abgeschlossen wird.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Cateringleitung
Übernimmt und verhandelt die Großanfragen, verteilt die Teams über die Ankündigungen auf die Anlässe und prüft die Rentabilität jedes Anlasses nach seiner Abrechnung.
Küchenchefs
Gestalten die Menüs in „Menü“ und führen die „Produktion“ mit einem auf die Servierzeit getakteten Kochplan; verantworten die Qualität des Servierens vor Ort.
Logistik
Steuert „Anlieferung“: Bereitstellung der Kühlfahrzeuge und Routenplanung; bestätigt, dass jeder Artikel unversehrt ankommt, bevor der Service beginnt.
Serviceleitung vor Ort
Führt das Serviceteam in „Service“ am Veranstaltungstag, steuert kurzfristige Kundenwünsche über den Chat und dokumentiert die Bewertung mit dem Kunden vor dem Verlassen der Location.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Cateringsystem»
Bei uns ist jeder Anlass eine Karte, die von „Anfrage“ bis „Abrechnung“ wandert: freigegebenes Menü, Produktionsplan und Lieferplan sind darauf dokumentiert. Am Veranstaltungstag ist der Chat die Direktleitung zwischen Location und Küche, und die Teamzuteilung wird hier in den Ankündigungen bekannt gegeben. Beginnt damit, die Anlässe dieses Monats zu erfassen.
Ähnliche Systeme
Bereit? Ihr erstes Projekt ist zwei Minuten entfernt
Erstellen Sie jetzt Ihren kostenlosen Arbeitsbereich und laden Sie Ihr Team noch vor Tagesende ein.