System für ein Veranstaltungsbewirtungs-Unternehmen
Ein Bewirtungsunternehmen für Konferenzen und Firmenfeiern — mit mobilen Teams und Equipment.
Vom Kundenbriefing über das Bewirtungskonzept, die Vorbereitung und den Einsatz vor Ort bis zu Bewertung und Abrechnung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Veranstaltung beginnt als Karte in der Spalte „Briefing“: Art des Anlasses, Personenzahl, Budget, gewünschtes Bewirtungsniveau und etwaige Protokollvorgaben. In „Bewirtungskonzept“ wird das komplette Erlebnis entworfen — Getränke, Kaffee- und Teezeremonie, Süßwaren, Servierart und Teamkleidung — und vom Kunden schriftlich auf der Karte freigegeben. Dann „Vorbereitung“: Equipment- und Materiallisten aus dem Lager sowie die Benennung von Team und Einsatzleitung. Am Veranstaltungstag lebt die Karte in „Durchführung“ — mit der Bewirtung vor Ort bis zum Abschluss. Danach wird die Kundenzufriedenheit in „Bewertung“ dokumentiert und die Forderung in „Abrechnung“ geschlossen.
Am Veranstaltungstag verbindet der Chat Location und Lager: mehr Gäste als bestätigt, eine kurzfristige Protokollanweisung des Kunden oder fehlendes Material, das sofort nachgeliefert wird, bevor es jemand bemerkt. Die Ankündigungen gehören der Veranstaltungsleitung: die Events der Woche mit der Zuteilung von Teams und Einsatzleitungen, aktualisierte Bewirtungspakete und die beim Unternehmen geltenden Kleidungs- und Protokollvorgaben.
Die Forderungen führen die Kundenanzahlung und die Restbeträge nach der Veranstaltung, die Löhne des Aushilfsteams je Veranstaltung und die dem Anlass zugeordneten Materialeinkäufe. So wird die Rentabilität jeder Veranstaltung einzeln sichtbar — vor dem Monatsabschluss — und der Inhaber erkennt, auf welche Veranstaltungsarten sich der Fokus lohnt.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Veranstaltungsleitung
Übernimmt und verhandelt die großen Veranstaltungen, gibt die Bewirtungskonzepte mit den Kunden frei, verteilt die Teams über die Ankündigungen und prüft die Rentabilität jeder Veranstaltung nach ihrer Abrechnung.
Briefing & Kundenbetreuung
Nimmt das „Briefing“ des Kunden entgegen und dokumentiert es präzise auf der Karte; verfolgt die Konzeptfreigabe und bleibt bis zum Veranstaltungstag die Schnittstelle zum Kunden.
Einsatzleitungen Bewirtung
Führen das Team in „Durchführung“ am Veranstaltungstag, steuern das Protokoll vor Ort und lösen Zwischenfälle in Abstimmung mit dem Lager über den Chat.
Logistik & Lager
Stellt Equipment und Material in „Vorbereitung“ nach der Liste jeder Veranstaltung bereit; nimmt danach die Rückläufe entgegen und gleicht sie ab; hält die Lagerbestände laufend aktuell.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System der Veranstaltungsbewirtung»
Bei uns ist jede Veranstaltung eine Karte von „Briefing“ bis „Abrechnung“: freigegebenes Bewirtungskonzept, Vorbereitungslisten und Teamzuteilung sind darauf dokumentiert. Am Veranstaltungstag ist der Chat die Direktleitung zwischen Location und Lager, und die Teamzuteilung wird hier bekannt gegeben. Beginnt damit, die Veranstaltungen dieses Monats zu erfassen.
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