System für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Jeder Prüfungsauftrag beginnt als Karte in der „Planung“ mit dem Verständnis der Geschäftstätigkeit des Mandanten, der Beurteilung des Risikos wesentlicher Fehler und der Festlegung von Umfang und Prüfungsprogramm, dann wechselt sie zur „Systemprüfung“, wo das Außenteam die internen Kontrollsysteme des Mandanten untersucht und ihre Wirksamkeit beurteilt. Danach folgen die „Prüfungshandlungen“ mit den detaillierten Substantivtests auf Salden und Vorgänge samt hochgeladenen Arbeitsnachweisen an der Karte, dann der „Berichtsentwurf“ für die Formulierung der Feststellungen und des vorgeschlagenen Vermerks, und schließlich „Vermerk & Freigabe“ nach dem Review durch den Prüfungsleiter und der Unterzeichnung des Abschlussberichts.

Die Außenteams wechseln zwischen den Mandanten und stimmen sich per Chat ab: eine Kontenübersicht beim Mandanten anfordern, eine unangekündigte Inventur terminieren oder eine kurze Rückfrage an den Außendienstleiter. Die fachlichen Leitlinien dagegen – etwa wie wir einen veralteten Bestand bewertet oder Mieteinnahmen erfasst haben – werden im Forum dokumentiert, damit neue Prüfer davon profitieren und die Methodik der Gesellschaft über alle Teams und Standorte hinweg einheitlich bleibt.

In den Forderungen werden die Honorare und Tranchen jedes Auftrags sowie die Reise- und Unterkunftskosten der Außenteams bei Mandanten außerhalb der Stadt erfasst – einsehbar nur für die Geschäftsführung. Der Außendienstleiter verschiebt die Karte täglich zwischen den Spalten und markiert risikoreiche Positionen, und der Prüfungsleiter unterzeichnet in „Vermerk & Freigabe“ erst, wenn die Arbeitsnachweise an der Karte vollständig sind und seine Anmerkungen zum Entwurf abgearbeitet wurden – denn die Unterschrift ist eine gesetzliche Verantwortung, die nicht auf dem Gedächtnis des Teams ruhen darf.