System für Unternehmensversicherungen

Jede Versicherungspolice — für ein Gebäude, eine Flotte, Ausrüstung oder Haftung — kommt als Karte in „Police“ mit dem Policentext als Anhang, den Daten des Versicherers, der Deckungssumme, der Jahresprämie und dem Ablaufdatum. Die Karte wandert zu „Überwachung“ für die gesamte Laufzeit: Jede Änderung an den versicherten Vermögenswerten (Zugang eines Fahrzeugs oder Ausscheiden einer Anlage) wird darauf dokumentiert und dem Versicherer gemeldet. Sechzig Tage vor Ablauf wandert die Karte zu „Verlängerung“ für die Verhandlung der Verlängerung oder eine Wettbewerbsausschreibung bei anderen Gesellschaften. Bei Eintritt eines gedeckten Schadens wird eine Karte in „Schadensfall“ eröffnet, die den Schaden, die erforderlichen Unterlagen und die Schritte der Regulierung bis zur Auszahlung der Entschädigung dokumentiert. Regelmäßig werden die Policen in „Bericht“ geschlossen, und alle Policen durchlaufen jährlich die „Deckungsprüfung“, um sicherzustellen, dass die Deckungssummen noch den Werten der Vermögenswerte entsprechen.

Der Chat dient der schnellen Abstimmung: erste Meldung eines Fahrzeugschadens, eine Anfrage an den Versicherungsmakler zu einem fehlenden Dokument in einem Schadensfall oder ein Hinweis auf eine bald auslaufende Police. Entscheidungen über Verlängerung und Wechsel zwischen Versicherern werden mit ihren Begründungen auf der Karte dokumentiert — warum wir verlängert oder gewechselt haben.

Die Forderungen verfolgen das Versicherungsgeld: Die fälligen Prämien des Unternehmens je Police werden mit ihren Terminen erfasst, damit keine Deckung wegen einer verspäteten Prämie entfällt, und die uns zustehenden Entschädigungen aus Schadensfällen bleiben bis zum tatsächlichen Eingang offen. Finanzabteilung und Versicherungsverantwortlicher sehen das vollständige Bild: was wir zahlen und was wir erhalten müssen.

Der Versicherungsverantwortliche prüft „Verlängerung“ wöchentlich — keine Police nähert sich ihrem Ende ohne Entscheidung. Die Finanzabteilung verfolgt die fälligen Prämien in „Überwachung“, und die Rechtsabteilung übernimmt gescheiterte Schadensfälle und abgelehnte Deckungen. In der jährlichen „Deckungsprüfung“ kommen die drei zusammen: Sind unsere dieses Jahr hinzugekommenen Vermögenswerte tatsächlich versichert? Entsprechen die Deckungssummen den Preisen? Die Entscheidungen werden als Aktualisierungskarten auf den betroffenen Policen abgebildet.