Lieferantenvertrags-System
Teams, die Lieferantenverträge, ihre Verlängerungen und die Verfolgung ihrer Verpflichtungen von der Unterzeichnung bis zum Bericht steuern.
Ein lebendes Vertragsregister: Jeder Vertrag ist eine Karte, die Konditionen, Leistung und Verlängerung oder Ersatz verfolgt, bevor Fristen verstreichen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Lieferantenvertrag kommt als Karte in die Spalte „Vertrag“ mit dem unterzeichneten Vertragstext als Anhang, Lieferantendaten, Vertragswert und Laufzeit. Dann wandert sie zu „Konditionen“, wo die wesentlichen Verpflichtungen extrahiert werden — Service-Level, Verzugsstrafen, Liefertermine — und als Verfolgungsaufgaben mit Fälligkeitsdaten auf der Karte erfasst werden. Danach ruht die Karte während der Vertragslaufzeit in „Leistung“: Jede Vertragsverletzung oder erfüllte Verpflichtung wird mit Datum darauf dokumentiert. Neunzig Tage vor Vertragsende wandert die Karte zu „Verlängerung“ für die Verhandlung der Laufzeitverlängerung oder zu „Ersatz“, wenn wir den Wettbewerb neu öffnen. Schließlich wird sie in „Bericht“ mit einer Gesamtbewertung von Vertrag und Lieferant geschlossen.
Der Chat dient der schnellen Abstimmung zwischen Vertragsverantwortlichem, Einkauf und Rechtsabteilung: eine Frage zur Auslegung einer Klausel, ein Hinweis auf eine nahende Verlängerungsfrist oder die Abstimmung eines Termins mit einem säumigen Lieferanten. Entscheidungen — wie die Anwendung oder der Erlass einer Vertragsstrafe — werden auf der Vertragskarte selbst mit Begründung dokumentiert, damit sie nicht in den Unterhaltungen verloren gehen.
Die Forderungen verfolgen das vertragsgebundene Geld: Anzahlungen bei Unterzeichnung, die periodisch fälligen Zahlungen an den Lieferanten und die gegen ihn verhängten Vertragsstrafen, die als Guthaben des Unternehmens erfasst werden. Nur der Vertragsverantwortliche und die Finanzabteilung haben Einsicht — so bleibt das finanzielle Bild jedes Vertrags aktuell, ohne separate Akten.
Der Vertragsverantwortliche öffnet wöchentlich die Spalte „Leistung“ und prüft fällig gewordene Verpflichtungen. Die Rechtsabteilung prüft neue Karten in „Konditionen“ und bestätigt die Extraktion der Verpflichtungen. Der Einkauf bereitet sich rechtzeitig auf Karten in „Ersatz“ vor, um die Alternativ-Ausschreibung zu starten. So verlängert sich kein schwach performender Vertrag automatisch, und kein wichtiger Vertrag läuft aus, ohne dass eine Alternative bereitsteht.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Vertragsverantwortlicher
Führt die Karte von „Vertrag“ bis „Bericht“: extrahiert die Verpflichtungen, verfolgt die Leistung und eröffnet die Verlängerung neunzig Tage vor dem Ende.
Rechtsabteilung
Prüft Karten in „Konditionen“, bestätigt die Extraktion der Verpflichtungen und entscheidet rechtlich über Verstöße und die Anwendung von Vertragsstrafen.
Einkauf
Übernimmt Karten in „Ersatz“ und startet die Alternativ-Ausschreibung rechtzeitig, damit die Versorgung nicht unterbrochen wird.
Finanzabteilung
Verfolgt fällige Zahlungen und Vertragsstrafen je Vertrag in den Forderungen und gleicht sie mit den Kartenkonditionen ab.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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