Umfassendes Beschaffungssystem

Jede Bedarfsanforderung kommt als Karte in die Spalte „Anfrage“ mit Artikel, Menge, technischen Spezifikationen, anfordernder Abteilung und Bedarfstermin. Der zuständige Einkäufer übernimmt die Karte und verschiebt sie zu „Angebote“, wo er mindestens drei Preisangebote von Lieferanten einholt, sie als Anhänge auf der Karte hochlädt und eine kurze Vergleichstabelle beifügt. Nach Vollständigkeit der Angebote wandert die Karte zu „Freigabe“ beim Einkaufsleiter, der Preis, Qualität und Zuverlässigkeit abwägt und das passendste Angebot genehmigt. Dann geht sie zu „Bestellung“ für die Erstellung und den Versand der Bestellung an den Lieferanten. Bei Eintreffen der Lieferung wandert die Karte zu „Wareneingang“, wo der Empfangs- und Abgleichschein beigefügt wird, dann zu „Zahlung“, bis die Finanzabteilung die Rechnung nach Drei-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung begleicht. Schließlich ruht sie in „Lieferantenbewertung“, wo die Leistung des Lieferanten in diesem Geschäft bewertet wird.

Der Chat ist der tägliche Abstimmungskanal: eine Rückfrage des Einkäufers zu einer unklaren Spezifikation in der Anfrage einer Abteilung oder eine schnelle Verfolgung mit dem Lieferanten zum Liefertermin. Entscheidungen über die Lieferantenauswahl mit langfristiger Wirkung bleiben dagegen nicht im Chat, sondern werden im Forum dokumentiert — besonders bei großen Geschäften, wo jeder spätere Prüfer wissen muss, warum wir diesen Lieferanten gewählt haben und keinen anderen.

Das Forum widmet seine Bereiche der Lieferantenbewertung und der Dokumentation von Freigabeentscheidungen: Jeder Lieferant hat ein dauerhaftes Thema, in dem sich die Bewertungen des Teams über aufeinanderfolgende Geschäfte ansammeln — so wird kollektive Erfahrung zu institutionellem Gedächtnis, das mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht verloren geht. Die Forderungen verwalten das Geld mit Lieferanten vertraulich: Anzahlungen und verbleibende Verbindlichkeiten je Lieferant sind nur für Berechtigte sichtbar und werden vor jeder Auszahlung mit den Karten in „Zahlung“ abgeglichen.

Der Informationsfluss ist klar: Die anfordernde Abteilung stellt die Anfrage und mischt sich danach nicht in die Verhandlung ein. Der Einkäufer führt die Karte bis „Bestellung“, der Wareneingangskoordinator dokumentiert den Eingang, und die Finanzabteilung schließt den Kreislauf in „Zahlung“. Der Einkaufsleiter prüft wöchentlich das gesamte Board: Karten, die länger als eine Woche in „Angebote“ stehen, Anfragen ohne Freigabe und Lieferanten, die ihre Termine überschritten haben — und trifft seine Entscheidung auf Basis eines einzigen Boards statt verstreuter Berichte.