System für ein Familien- und Beratungszentrum
Ein Zentrum für Familien- und psychosoziale Beratung mit terminierten Sitzungen und Akten, die absolute Vertraulichkeit verlangen.
Fall- und Sitzungsverwaltung unter strenger Vertraulichkeit — vom Erstgespräch bis zum Aktenabschluss und Abschlussbericht.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Fall kommt als Karte in „Erstgespräch“: Der leitende Berater trifft den Ratsuchenden zu einem ersten Gespräch und dokumentiert Art des Anliegens, eine Risikoeinschätzung und den vorläufigen Plan — fernab jeder Detailangabe in den Kartentiteln. Die Karte wandert nach „Programm“: Festlegung der Sitzungszahl, der Interventionsform und des passendsten Beraters für den Fall; dann nach „Sitzungen“: Dort werden die Sitzungen terminiert und ihre fachlichen Kurzprotokolle mit eingeschränkten Berechtigungen auf der Karte vermerkt. Der Fall erreicht „Nachbetreuung“, wenn sich die Lage stabilisiert — mit auseinanderliegenden Sitzungen; dann „Abschluss“ bei Erreichen der Planziele — unter vollständiger Vertraulichkeit. In „Bericht“ wird die Abschlusszusammenfassung geschrieben, die der Ratsuchende auf Wunsch erhält.
Vertraulichkeit ist hier kein Luxus: Kartentitel tragen das Fallkürzel statt des Klarnamens, Sitzungsdetails sind berechtigungsbeschränkt, und der Chat dient ausschließlich der administrativen Abstimmung — Terminplanung und -koordination; jede Erwähnung von Sitzungsinhalten ist dort untersagt. Die Ankündigungen tragen die fachlichen Rundschreiben: Fortbildungen für die Berater, aktualisierte Vertraulichkeitsrichtlinien oder Mitteilungen zu Urlaubszeiten.
Die Forderungen erfassen Sitzungshonorare und Pakete mit einer Vertraulichkeit, die Geld und Beratungsinhalt trennt: Die Buchhaltung sieht, dass der Fall mit der Nummer X den Betrag Y gezahlt hat, ohne Name oder Geschichte zu kennen; und der Berater sieht seine Sitzungen, ohne von der Finanzseite abgelenkt zu werden.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Leitende:r Berater:in
Führt das Erstgespräch durch und legt Plan und passendsten Berater fest; supervisiert die komplexen Fälle und genehmigt die Aktenabschlüsse.
Berater:innen
Führen die Beratungssitzungen nach dem Programm durch und vermerken die fachlichen Kurzprotokolle auf den Karten im Rahmen der eingeschränkten Berechtigungen.
Empfang
Terminiert die Sitzungen mit den Fallkürzeln — ohne Klarnamen; erinnert die Ratsuchenden vertraulich an ihre Termine; erfasst die Honorare in den Forderungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System des Zentrums»
Dieses System ist ab heute unsere Arbeitsweise: Jeder Fall ist eine Karte mit Kürzel statt Namen und durchläuft „Erstgespräch“ bis „Bericht“ unter vollständiger Vertraulichkeit. Der Chat dient nur der Terminplanung und administrativen Abstimmung — Beratungsinhalte sind dort untersagt. Die Ankündigungen tragen die fachlichen Rundschreiben; die Honorare liegen in den Forderungen, getrennt vom Inhalt. Beginnt damit, die laufenden Fälle mit ihren Kürzeln und Programmen zu erfassen.
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