System für einen Geschenkeladen mit Verpackung
Ein Geschenkeladen mit Personalisierung und Anlass-Bestellungen, die an fixe Termine gebunden sind und keine Verspätung dulden.
Vom Anlass-Auftrag über Personalisierung und Verpackung bis zur pünktlichen Lieferung — das Datum steuert die Arbeit.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Anlass-Auftrag kommt als Karte in die Spalte „Auftrag“ — mit Datum des Anlasses, Name der beschenkten Person und dem Widmungstext. Das Datum ist hier der Chef: Alles baut darauf auf. Der Koordinator schiebt sie nach „Personalisierung“, wo Namen graviert, Texte gedruckt oder Geschenkkörbe nach Kundenwunsch zusammengestellt werden; dann nach „Verpackung“ für die Endverpackung nach den Standards des Ladens; dann in den „Lieferplan“, tagesgenau nach den kommenden Lieferterminen sortiert. Bei der Zustellung wird sie in „Zugestellt“ geschlossen und die Forderung in „Abrechnung“ beglichen.
Vor den Saisonhöhepunkten — Feiertage, Abschlusszeit, nationale Anlässe — läuft der Chat heiß: Der Koordinator reicht dringende Kundenänderungen an das Personalisierungsteam weiter, der Lieferverantwortliche stimmt die eng getakteten Termine desselben Tages ab. Die freigegebenen Personalisierungsdetails und Texte bleiben auf der Karte dokumentiert, denn jeder Fehler in Name oder Widmung bedeutet eine komplette Nacharbeit.
Die Forderungen erfassen je Auftrag die Kosten für Personalisierungs- und Verpackungsmaterial sowie die Liefergebühren und verfolgen die offenen Konten von Firmen und Institutionen mit Sammelbestellungen auf Ziel. So weiß der Inhaber im Saisonpeak, wenn sich die Aufträge verdoppeln, genau, was ihm gehört und was er schuldet.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Auftragskoordination
Nimmt die Aufträge entgegen und erfasst Anlass- und Personalisierungsdetails auf der Karte; priorisiert die gesamte Arbeit nach Lieferterminen, nicht nach Eingangsreihenfolge.
Personalisierungsdesigner:in
Führt Gravur, Druck und Korbzusammenstellung in „Personalisierung“ aus; fragt bei unklaren Spezifikationen vor der Ausführung beim Koordinator nach — nicht danach.
Verpackungsteam
Übernimmt aus „Personalisierung“ und verpackt nach den Standards des Ladens; nichts geht in den „Lieferplan“, ohne vollständig fertig zu sein und mit geprüften Texten.
Lieferung
Steuert den „Lieferplan“ Tag für Tag, stimmt die Termine mit Kunden und Fahrern ab, schließt die Karten in „Zugestellt“ und verfolgt ihre Abrechnung.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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