System für Grafikdesignbüros
Grafikdesignbüros mit Stammkunden für Markenidentitäten, Kampagnen und visuelle Inhalte.
Der Designauftrag vom Briefing bis zur Abrechnung – mit hinterlegten Kundenassets und klar geregelten Korrekturschleifen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Auftrag beginnt als Karte im „Briefing“ mit der Dokumentation des Kundenwunsches: Marke, Zielgruppe, Referenzen, Formate und geforderte Dateitypen, dann wechselt sie zu den „Konzepten“, wo die Designer zwei oder drei Richtungen zur Auswahl präsentieren. Nach der Wahl des Kunden geht die Karte in die „Ausarbeitung“ für die vollständige Umsetzung in allen Formaten, dann ins „Kundenfeedback“, wo der Entwurf versendet und die Rückmeldung auf der Karte festgehalten wird – konkrete Anmerkung oder Freigabe. Danach geht sie mit den Änderungen zurück in die „Ausarbeitung“ oder weiter zur „Übergabe“ der finalen offenen und druckfertigen Dateien und schließlich zur „Abrechnung“ nach Empfangsbestätigung des Kunden.
Das Forum bewahrt die Assets jedes Kunden: Styleguides, Schriften, Farben, Quelldateien und die historischen Anmerkungen zu seinem Geschmack – so beginnt kein Designer ein neues Projekt für einen Altkunden bei null und wiederholt nichts, was dieser schon abgelehnt hat. Der Chat dient der täglichen Abstimmung: eine Rückfrage zu einem unvollständigen Briefing, die Terminierung der Konzeptpräsentation oder die Anforderung eines Logos in einem fehlenden Format aus den Kundenassets.
Die Ankündigungen tragen die offiziellen Richtlinien des Büros: die Regelung zur Zahl der Korrekturschleifen, das Verfahren der Endübergabe und die Preise für Zusatzleistungen außerhalb des Briefings. In den Forderungen werden die Projekttranchen erfasst – eine Anzahlung vor den „Konzepten“ und eine Abschlusstranche bei der „Übergabe“ – und die offenen Dateien werden erst nach Ausgleich der Abschlusstranche übergeben; so sichert das System das Recht des Büros ohne manuelles Hinterherlaufen.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Kreativdirektor
Gibt die Konzepte vor der Präsentation beim Kunden frei, entscheidet gestalterische Dissense und sichtet täglich die Karten im „Kundenfeedback“, damit Anmerkungen schnell beantwortet werden.
Designer
Entwickeln die Konzepte, arbeiten die Designs aus und führen die Korrekturschleifen durch; sie laden die Fassungen mit Versionsnummern an die Karte.
Kundenkoordinator
Nimmt die Briefings entgegen und dokumentiert sie, begleitet die Kunden durch die Feedbackschleifen und bereitet Übergabedateien und Rechnungen beim Abschluss vor.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- KundenassetsStyleguides, Schriften, Farben und Quelldateien je Kunde – stets auf dem neuesten Versionsstand.
- Geschmack & Anmerkungen der KundenWas jeder Kunde an Richtungen und Stilen mag und ablehnt – Pflichtlektüre vor jedem neuen Projekt für ihn.
- Referenzen & InspirationHerausragende Arbeiten und Designreferenzen mit Quellen, die das Team teilt.
- Technik & WerkzeugeNeuigkeiten zu Designsoftware, Plug-ins und Abkürzungen, die die Produktion beschleunigen.
«Spielregeln dieses Systems» — Im Forum angepinnt
1. Kein Design ohne dokumentiertes Briefing: Jeder Auftrag wird vor Beginn als Karte mit vollständigem Briefing erfasst. 2. Kein Konzept wird dem Kunden ohne Freigabe des Kreativdirektors gezeigt. 3. Fassungen werden mit Versionsnummern an die Karte gehängt und nicht außerhalb des Systems versendet. 4. Kundenassets und -anmerkungen werden nach jeder Übergabe im Forum aktualisiert. 5. Korrekturschleifen werden nach der veröffentlichten Bürorichtlinie berechnet, und die offenen Dateien werden erst nach Ausgleich der Abschlusstranche in den Forderungen übergeben.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Designsystem»
Ab heute ist jeder Auftrag eine Karte, die vom Briefing bis zur Abrechnung wandert, und die Assets und Anmerkungen jedes Kunden liegen im Forum, damit jeder Designer dort weitermacht, wo der vorherige aufgehört hat. Erfasst zuerst die laufenden Aufträge und ladet die Kundenassets im Bereich „Kundenassets“ hoch; wer Fragen hat, findet die Arbeitsweise im angehefteten Thema „Spielregeln“.
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