System für Einwanderungs- und Visumdienste
Einwanderungs- und Visabüros, die Arbeits- und Besuchsvisa sowie Aufenthaltstitel für ihre Kunden abwickeln.
Jeder Vorgang eine Karte von den Unterlagen bis zur Ausgabe – mit täglicher Behördenverfolgung und Sofortmeldungen bei jeder Gesetzesänderung.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Vorgang beginnt als Karte bei den „Kundenunterlagen“ mit der Entgegennahme von Reisepässen, Qualifikationen und erforderlichen Schreiben sowie der Prüfung ihrer Vollständigkeit und Gültigkeit, dann wechselt sie zur „Einreichung“, wo der akkreditierte Berater den Antrag vorbereitet und über die offiziellen Kanäle bei der zuständigen Behörde einreicht. Die Karte bleibt „In Bearbeitung“ und wird täglich verfolgt; jede Rückfrage oder Nachforderung der Behörde wird sofort bei Eingang auf der Karte dokumentiert. Nach Ergehen des Ergebnisses geht sie zum „Bescheid“ – Zusage, Nachforderung oder Ablehnung mit Grund – und schließlich zur „Ausgabe“, wenn der Kunde sein Visum oder seinen Aufenthaltstitel erhält und der Vorgang geschlossen wird.
Der Chat dient der schnellen internen Abstimmung: ein Hinweis an einen Sachbearbeiter auf eine eingegangene Behördenantwort oder die Anforderung einer fehlenden Unterlage beim Kunden vor dem Einreichungstermin. Die Ankündigungen sind die Stimme des Büros an seine Kunden: Jede Änderung bei Visa-, Aufenthalts- oder Gebührenregelungen wird sofort mit ihren praktischen Folgen für laufende und neue Vorgänge veröffentlicht – so kennt der Kunde seine Lage, ohne anrufen zu müssen. Genau diese Meldungen begründen das Vertrauen der Kunden in das Büro.
Die Forderungen trennen präzise zwischen den für den Kunden verauslagten Behördengebühren und dem Bürohonorar und erfassen je Vorgang, was der Kunde gezahlt hat und was offen bleibt. Der akkreditierte Berater prüft täglich die Karten „In Bearbeitung“, um Vorgänge zu erkennen, die ihre übliche Laufzeit überschreiten, und beauftragt die Sachbearbeiter mit der Nachverfolgung bei den Behörden – so geht kein Vorgang zwischen den Abteilungen verloren und keine Gebühr bleibt unbezahlt, die einen fertigen Vorgang blockiert.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Akkreditierter Berater
Reicht die Anträge in seiner akkreditierten Eigenschaft bei den Behörden ein, prüft die Vollständigkeit der Akten vor der Einreichung, entscheidet Vorgänge im „Bescheid“ und gibt Weisungen zu Nachforderungen oder Widersprüchen.
Fallbearbeiter
Verschieben die Karten zwischen den Spalten, verfolgen den Antragsstatus täglich „In Bearbeitung“ und aktualisieren die Karten mit jeder Behördenantwort sofort bei Eingang.
Empfangsmitarbeiter
Nimmt die Kundenunterlagen entgegen und prüft ihre Vollständigkeit bei „Kundenunterlagen“, koordiniert die Ergänzung fehlender Unterlagen mit den Kunden und übernimmt die endgültige Ausgabe in „Ausgabe“.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Vorgangssystem»
Ab heute ist jeder Vorgang eine Karte, die von den Unterlagen bis zur Ausgabe wandert, jede Behördenantwort wird sofort bei Eingang auf der Karte dokumentiert, und jede Gesetzesänderung wird in den Ankündigungen veröffentlicht, damit unsere Kunden sie sehen. Erster Schritt: Erfasst die laufenden Vorgänge und aktualisiert jetzt ihren tatsächlichen Status in den Spalten.
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