Import- und Zollabwicklungssystem
Importteams, die Auslandslieferungen, ihre Dokumente und ihre Zollabfertigung bis zur Warenübernahme verfolgen.
Die Reise der Sendung vom Importauftrag bis ins Lager: vollständige Dokumente, überraschungsfreie Abfertigung und dokumentierte Kosten.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jeder Importvorgang beginnt mit einer Karte in „Auftrag“ mit den Daten des ausländischen Lieferanten, den Artikeln, dem Wert der Sendung und der Versandart. Dann wandert sie zu „Sendung“, sobald die Ware ablegt, mit Frachtbriefnummer und voraussichtlichem Ankunftstermin. In „Dokumente“ sammelt der Importkoordinator die erforderlichen Unterlagen — Handelsrechnung, Ursprungszeugnis, Packliste, Konformitätszertifikate — und prüft ihre Vollständigkeit vor Ankunft der Sendung, denn ein fehlendes Dokument bedeutet Lagergebühren und Strafen. Bei Ankunft wandert die Karte zu „Zollabwicklung“, wo der Zollagent die Verzollung und Freigabe vornimmt, dann zu „Warenübernahme“ beim Ausgang der Sendung ins Lager und schließlich zu „Kostenbericht“, wo alle Ausgaben zu den tatsächlichen Importkosten des Artikels zusammengeführt werden.
Der Chat läuft über die gesamte Reise der Sendung: Abstimmung mit dem Spediteur über den Ankunftstermin, eine dringende Anfrage an den Lieferanten zu einem verspäteten Dokument oder die Verfolgung mit dem Zollagenten zum Grund eines Stopps im Zoll. Jede wesentliche Aktualisierung wird zusätzlich auf der Karte erfasst, damit die Reise für die spätere Prüfung dokumentiert bleibt.
Die Forderungen verwalten die Importausgaben vertraulich: Zölle, Abfertigungs-, Transport- und Lagerkosten sowie der Warenwert werden jeder Sendung laufend zugeordnet, sodass Importkoordinator und Finanzabteilung die kumulierten Kosten jeder Karte vor ihrem Abschluss im „Kostenbericht“ kennen — und diese tatsächlichen Kosten sind es, die das Pricing später zugrunde legt.
Der Importkoordinator besitzt die Karte von „Auftrag“ bis „Dokumente“ und verschiebt sie nur bei vollständigen Unterlagen zu „Zollabwicklung“. Der Zollagent übernimmt sie dort und dokumentiert Freigabeschritte und Abgaben. Der Lagerist bestätigt die „Warenübernahme“ mit Mengenabgleich, und die Finanzabteilung prüft den „Kostenbericht“ und vergleicht ihn mit den in den Forderungen Erfassten. Jede Sendung, die ihren Ankunftstermin um eine Woche überschreitet, erscheint sofort in der wöchentlichen Board-Prüfung.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Importkoordinator
Führt die Karte von „Auftrag“ bis „Dokumente“: verfolgt den ausländischen Lieferanten und den Spediteur und stellt die Vollständigkeit der Unterlagen vor Ankunft der Sendung sicher.
Zollagenten
Nehmen die Abfertigung in „Zollabwicklung“ vor und dokumentieren Freigabeschritte und entrichtete Abgaben auf der Karte und in den Forderungen.
Lagerist
Bestätigt die tatsächliche Übernahme in „Warenübernahme“ mit Abgleich von Mengen und Zustand mit den Sendungsdokumenten.
Finanzabteilung
Prüft die Kostenberichte, gleicht sie mit den in den Forderungen Erfassten ab und genehmigt die endgültigen Importkosten.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Ähnliche Systeme
Bereit? Ihr erstes Projekt ist zwei Minuten entfernt
Erstellen Sie jetzt Ihren kostenlosen Arbeitsbereich und laden Sie Ihr Team noch vor Tagesende ein.