System für Kanzleien für geistiges Eigentum
IP-Kanzleien und zugelassene Vertreter für die Anmeldung von Marken und Patenten im In- und Ausland.
Die Markenakte von der Vorabrecherche bis zur Verlängerung – mit strikt überwachten Fristen und Verlängerungserinnerungen, die keinen Kunden verstreichen lassen.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Marken- oder Patentakte beginnt als Karte in der „Recherche“ mit der Vorab-Ähnlichkeitsrecherche und der Einschätzung der Eintragungsfähigkeit, bevor dem Kunden ein Ergebnis versprochen wird, dann wechselt sie zur „Anmeldung“, wo der zugelassene Vertreter den Antrag vorbereitet und bei der saudischen Behörde für geistiges Eigentum (SAIP) oder den internationalen Stellen je nach Schutzumfang einreicht. Die Karte bleibt im „Prüfungsverfahren“, solange die Behörde prüft; Prüfbescheide und Nachforderungen werden dokumentiert und fristgerecht beantwortet. Dann folgt die „Veröffentlichung“ während der Veröffentlichungs- und Widerspruchsfrist, die „Eintragung“ beim Erhalt der Urkunde und schließlich die „Verlängerung“, wo die Rechte bis zu ihren Verlängerungsterminen in späteren Jahren überwacht bleiben.
Der Chat dient der täglichen Abstimmung: der Hinweis an einen Sachbearbeiter auf ein eingegangenes Behördenschreiben oder die Anforderung einer Unterlage beim Kunden vor einer Antwortfrist. Die Ankündigungen sind der Draht des Büros zu seinen Kunden: Erinnerungen an kommende Verlängerungstermine, Warnungen vor dem Auslaufen von Schutzrechten, und jede Gebühren- oder Verfahrensänderung wird sofort mit ihren praktischen Folgen veröffentlicht – so kennt der Kunde die Lage seiner Rechte jederzeit, ohne fragen zu müssen.
Die Forderungen trennen zwischen den für den Kunden verauslagten amtlichen Gebühren und dem Kanzleihonorar und erfassen die künftigen Verlängerungsfälligkeiten, damit sie über Jahre nicht verloren gehen. Die Sachbearbeiter verschieben die Karten mit jedem Behördenschreiben, und der zugelassene Vertreter sichtet wöchentlich die Karten in „Prüfungsverfahren“ und „Verlängerung“, denn Antwort- und Verlängerungsfristen sind strikt und unaufschiebbar – eine einzige verpasste Frist bedeutet ein verlorenes Recht für den Kunden und bedrohtes Vertrauen in die Kanzlei.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Zugelassener Vertreter
Reicht die Anmeldungen ein und beantwortet Prüfbescheide in seiner zugelassenen Eigenschaft, gibt die Ergebnisse der Vorabrecherche frei, bevor dem Kunden etwas versprochen wird, und sichtet wöchentlich die Akten mit harten Fristen.
Aktensachbearbeiter
Führen die Vorabrecherche in „Recherche“ durch, bereiten die Anmeldungsunterlagen vor und aktualisieren die Karten mit jedem Behördenschreiben sofort bei Eingang.
Verlängerungskoordinator
Überwacht die Termine in „Verlängerung“ und die laufenden Schutzrechte, kontaktiert die Kunden vor dem Fristablauf und veröffentlicht die Terminerinnerungen in den Ankündigungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im IP-System»
Ab heute ist jede Akte eine Karte, die von der Recherche bis zur Verlängerung wandert, jedes Behördenschreiben wird mit seiner Frist auf der Karte dokumentiert, und jeder Verlängerungstermin wird rechtzeitig vorher in den Ankündigungen gemeldet. Erster Schritt: Erfasst die laufenden Akten, aktualisiert ihre tatsächlichen Phasen und prüft die Verlängerungstermine des kommenden Quartals.
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