System für Arbeiterunterkünfte
Eigentümer und Betreiber von Arbeiterunterkünften mit Kapazität von Hunderten Betten und Betreiberverträgen mit Unternehmen.
Bettenbelegung, tägliche Services, Instandhaltung und Unternehmensabrechnung auf einem Board – die Unterkunft geführt wie ein vereinfachter Hotelbetrieb.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Die Reise beginnt bei der „Registrierung“, wo die Vertragsunternehmen und ihre Mitarbeiter mit ihren amtlichen Daten erfasst werden, dann wechselt der Bewohner in die „Belegung“ mit seiner Zuweisung zu einem bestimmten Zimmer und Bett, damit die Belegungsquote in Echtzeit sichtbar ist. Während des Aufenthalts werden die Anliegen der Bewohner und Unternehmen in „Services“ betreut – ein Zimmerwechsel oder eine Zusatzleistung – und die Karte der Einheit oder Einrichtung geht bei jedem Defekt in die „Instandhaltung“, bis er behoben ist. Am Ende jeder Periode werden Bewohnerzahlen, Belegungstage und Zusatzleistungen in der „Unternehmensabrechnung“ gebündelt, um die Rechnungen für jedes Vertragsunternehmen auszustellen.
Die Forderungen verwalten die finanzielle Beziehung zu den Unternehmen: die Rechnung jedes Unternehmen nach Zahl seiner Betten und Belegungstage, was davon bezahlt und was rückständig ist, und die Betriebsausgaben für Reinigung, Instandhaltung und Verbrauchsmaterial – so wird der Nettoertrag der Unterkunft transparent. Der Chat ist der Kanal des Tagesbetriebs: eine Störungsmeldung eines Etagebetreuers, die Anfrage eines Unternehmens zur Anpassung seiner Mitarbeiterzahl oder der Hinweis auf einen regelverstoßenden Bewohner – alles schnelle Abstimmungen, die keiner langen Dokumentation bedürfen.
Der Leiter der Unterkunft überwacht die Belegung und gibt die Rechnungen vor dem Versand frei, die Servicebetreuer verteilen Reinigungs- und Betreuungsaufgaben, nehmen die Meldungen aus dem Chat entgegen und verschieben die Karten in „Services“ und „Instandhaltung“, und der Abrechnungsbuchhalter bündelt die Belegungsdaten am Ende jeder Periode, stellt die Rechnungen aus und bucht die Zahlungen in den Forderungen. Mit dieser Verteilung weiß der Betreiber jeden Morgen: wie viele Betten belegt sind, wie viele Meldungen offen und wie viele Rechnungen unbezahlt sind.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Leiter der Unterkunft
Überwacht die Gesamtbelegung und das Serviceniveau, gibt die Unternehmensrechnungen vor dem Versand frei und verfolgt die überzogenen Meldungen in „Instandhaltung“.
Servicebetreuer
Verteilen die täglichen Reinigungs- und Serviceaufgaben auf die Etagen, nehmen die Bewohnermeldungen aus dem Chat entgegen und verschieben die Karten in „Services“ und „Instandhaltung“ bis zu ihrem Abschluss.
Registrierungskoordinator
Erfasst neue Unternehmen und Bewohner mit ihren amtlichen Daten, verwaltet die Bettenzuweisung in „Belegung“ und aktualisiert die Karten beim Auszug jedes Bewohners.
Abrechnungsbuchhalter
Bündelt Belegungszahlen und Zusatzleistungen am Ende jeder Periode, stellt die Unternehmensrechnungen in „Unternehmensabrechnung“ aus und bucht Zahlungen und Rückstände in den Forderungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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