Komplettsystem für Immobilienverwaltungen
Immobilienverwalter, die Portfolios mehrerer Eigentümer betreuen: Vermietung, Instandhaltung und Forderungseinzug.
Jede Wohneinheit eine lebende Akte, die vom Leerstand über die Vermietung bis zum Einzug und zur Verlängerung wandert – mit Verfolgung von Instandhaltung und Ausgaben je Objekt.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Einheit im Portfolio wird als Karte durch ihren kompletten Zyklus geführt: Sie beginnt im „Leerstand“, sobald sie frei wird, wechselt in die „Vermarktung“, sobald sie veröffentlicht ist und Besichtigungen eingehen, und dann zu „Vermietet“, sobald der Vertrag unterschrieben und der Schlüssel übergeben ist. Während der Vertragslaufzeit geht die Karte bei jeder Meldung in die „Instandhaltung“ und nach der Reparatur zurück zu „Vermietet“; neunzig Tage vor Vertragsende wechselt sie zur „Verlängerung“ für die Verhandlung mit dem Mieter – entweder zurück zu „Vermietet“ mit neuem Vertrag oder weiter zur „Rückgabe“ für Übergabe, Prüfung und Rückführung der Einheit in den Leerstand.
Die Forderungen sind das Finanzbuch des Portfolios: die monatlich fälligen Mieten je Vertrag, was vereinnahmt ist und was im Rückstand bleibt, und die Ausgaben für Instandhaltung und Provisionen werden dem Objekt zugeordnet, für das sie angefallen sind – so kennt der Portfoliomanager Nettoertrag und Einzugsquote jedes Objekts ohne die Bücher des Eigentümers. Der Chat ist der Kanal für schnelle Meldungen: eine Leckage eines Mieters oder die Abstimmung eines Besichtigungstermins; die Ankündigungen dienen den offiziellen Fristmeldungen an die Mieter wie Zahlungstermine, allgemeine Instandhaltungsarbeiten und Räumungsmitteilungen.
Die drei Rollen arbeiten auf derselben Karte zusammen: Der Vermietungsberater führt die Einheit von „Vermarktung“ zu „Vermietet“ und erfasst die Mieterdaten, der Mietbuchhalter überwacht die Spalte „Vermietet“, bucht die Zahlungen in den Forderungen und mahnt die Säumigen, und der Instandhaltungskoordinator nimmt die Meldungen aus dem Chat entgegen und öffnet eine Karte in „Instandhaltung“ bis zu ihrem Abschluss. Der Portfoliomanager sieht das Board morgens und erkennt Auslastung, Rückstände und offene Meldungen auf einen Blick – und erstattet jedem Eigentümer einen Monatsbericht über sein Objekt.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Portfoliomanager
Überwacht das gesamte Board samt Auslastungs- und Einzugsquoten, gibt neue Mietverträge frei und erstattet den Eigentümern die Monatsberichte über die Performance ihrer Objekte.
Vermietungsberater
Betreut die Einheiten in „Leerstand“ und „Vermarktung“: koordiniert die Besichtigungen, verhandelt mit den Mietern und führt die Karte nach Vertragsunterzeichnung und Übergabe zu „Vermietet“.
Instandhaltungskoordinator
Nimmt die Meldungen aus dem Chat entgegen und öffnet ihre Karten in „Instandhaltung“, verteilt die Techniker und verfolgt die Reparatur bis zum Abschluss der Karte und der Rückführung der Einheit in ihren Zustand.
Mietbuchhalter
Bucht fällige und vereinnahmte Mieten je Objekt in den Forderungen, verfolgt die Säumigen und eskaliert die Mahnungen und erfasst die Instandhaltungsausgaben auf ihren Objekten.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Portfolioverwaltungssystem»
Ab heute ist jede Einheit, die wir betreuen, eine Karte auf diesem Board, die vom „Leerstand“ bis zur „Verlängerung“ oder „Rückgabe“ wandert, und jede eingehende oder ausgehende Zahlung wird in den Forderungen ihrem Objekt zugeordnet. Erster Schritt: Erfasst diese Woche die leeren Einheiten und die laufenden Verträge vollständig, damit das Bild stimmt. Dringende Mieteranliegen laufen über den Chat, die offiziellen Mitteilungen an sie werden hier in den Ankündigungen veröffentlicht.
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