System für Wohnungseigentümergemeinschaften
Eigentümergemeinschaften in Wohn- und Gewerbeanlagen mit gemeinschaftlichen Einrichtungen und periodischem Hausgeld.
Tagesbetrieb der Anlage, Hausgeld und Beschlüsse der Versammlung in einem System, das die Rechte der Eigentümer wahrt und die Abstimmungen dokumentiert.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Die Aufgaben der Gemeinschaft verteilen sich auf fünf Spalten: „Tagesbetrieb“ für Sicherheitsdienst, Reinigung und laufenden Betrieb, „Geplante Instandhaltung“ für die Arbeiten an Aufzügen, Pumpen und Anlagen zu ihren turnusmäßigen Terminen, „Hausgeld“ für die Verfolgung der Ausstellung und des Einzugs der periodischen Beiträge von den Eigentümern, „Beschlüsse der Versammlung“ für die Themen, die der Eigentümerversammlung vorgelegt werden – Budgets und Großverträge –, und „Umsetzung“ für das, was die Versammlung beschlossen hat und vor Ort umgesetzt wird. Die Karte wechselt von einer Spalte zur nächsten, sobald ihre Etappe abgeschlossen ist – ein freigegebener Beschluss in „Beschlüsse der Versammlung“ wird zur Umsetzungskarte mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum.
Die Forderungen wahren die finanzielle Vertraulichkeit der Eigentümer: der Beitrag jeder Einheit, was ihr Eigentümer gezahlt hat und was offen bleibt, und die Ausgaben der Gemeinschaft für Gehälter und Wartungsverträge – einsehbar nur für Verwalter und Buchhalter. Das Forum ist die Bühne der internen Demokratie: Jedes abstimmungsbedürftige Thema wird im Abstimmungsbereich mit Begründung und Kosten vorgelegt, und der Beschluss der Versammlung wird endgültig dokumentiert, statt im Chat verloren zu gehen. Der Chat dient der schnellen Abstimmung zwischen Verwalter, Beirat und Auftragnehmern, und die Ankündigungen sind der offizielle Draht der Gemeinschaft an die Eigentümer: Einladungen zu Versammlungen, Instandhaltungshinweise und angekündigte Wasserabschaltungen.
Der Verwalter führt das Board täglich und verschiebt die Karten, der Verwaltungsbeirat sichtet und genehmigt, was seine Befugnisse übersteigt, und der Hausgeld-Buchhalter betreut die Spalte „Hausgeld“, bucht die Zahlungen in den Forderungen und verfolgt die Säumigen mit offiziellen Schreiben. Vierteljährlich werden Einnahmen- und Ausgabenübersichten aus den Forderungen erstellt und der Versammlung vorgelegt – so sieht jeder Eigentümer, wohin sein Beitrag geflossen ist; genau diese Transparenz ist der Kern der Gemeinschaftsarbeit.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Verwalter
Führt das Board täglich: verteilt Betriebs- und Instandhaltungsaufgaben, verschiebt die Karten zwischen den Spalten und setzt die freigegebenen Beschlüsse der Versammlung in der Spalte „Umsetzung“ um.
Verwaltungsbeirat
Sichtet Budgets und Großverträge, legt die Themen zur Abstimmung im Forum vor und dokumentiert die Beschlüsse der Versammlung und die Protokolle ihrer Sitzungen.
Hausgeld-Buchhalter
Stellt die periodischen Beiträge aus und bucht die Zahlung jedes Eigentümers in den Forderungen, verfolgt die Säumigen und erstellt die vierteljährlichen Einnahmen- und Ausgabenübersichten.
Betriebsleiter
Führt die Arbeiten aus „Tagesbetrieb“ und „Geplante Instandhaltung“ vor Ort aus, nimmt die Meldungen der Eigentümer aus dem Chat entgegen und schließt ihre Karten nach Erledigung.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (5)
- Abstimmungen & Beschlüsse der VersammlungJedes Thema, das die Versammlung beschließen muss, wird hier mit Kosten und Begründung vorgelegt; Abstimmungsergebnis und endgültiger Beschluss werden im selben Thema dokumentiert.
- Angebote von Lieferanten & AuftragnehmernDer Vergleich der Angebote für große Wartungs- und Betriebsverträge vor der Vorlage an die Versammlung – Preise, Garantien und Referenzen.
- GemeinschaftseinrichtungenDie Diskussion über Reinigungs-, Sicherheits- und Betriebsqualität und Verbesserungsvorschläge mit den aktuellen oder alternativen Auftragnehmern.
- Hinweise & Beschwerden der EigentümerDie nicht dringenden Hinweise der Eigentümer zu Einrichtungen und Leistungen – die angenommenen werden zu Karten auf dem Board.
- Weiterentwicklung der AnlageIdeen zur Verbesserung der Gemeinschaftsflächen und zur Wertsteigerung der Anlage: Außensitzplätze, Beschilderung, Eingangsmodernisierung und Ähnliches.
«Spielregeln dieses Systems» — Im Forum angepinnt
1. Jede Betriebs- oder Instandhaltungsaufgabe hat eine Karte auf dem Board mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum – keine Arbeit auf Zuruf. 2. Keine Ausgabe oberhalb der Befugnis des Verwalters ohne dokumentierten Beschluss im Bereich „Abstimmungen & Beschlüsse der Versammlung“. 3. Hausgeld und Konten der Eigentümer liegen ausschließlich in den Forderungen und sind nur für Verwalter und Buchhalter einsehbar. 4. Das Ergebnis jeder Abstimmung wird noch am Tag des Beschlusses in ihrem Forenthema vermerkt, und eine Karte dafür wird in „Umsetzung“ angelegt. 5. Offizielle Mitteilungen an die Eigentümer werden in den Ankündigungen veröffentlicht – der Chat allein genügt nicht. 6. Säumige Zahler werden mit gestaffelten, auf der Karte ihrer Einheit dokumentierten offiziellen Schreiben angeschrieben.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System der Gemeinschaft»
Dieses System ist ab heute die Arbeitsweise der Gemeinschaft: Betrieb und Instandhaltung als Karten auf dem Board, das Hausgeld der Eigentümer in den Forderungen unter voller Vertraulichkeit, und jeder abstimmungsbedürftige Beschluss wird im Forum vorgelegt und dort dokumentiert. Erster Schritt: die aktuelle Hausgeldübersicht sichten und die laufenden Betriebsverträge erfassen. Einladungen und offizielle Mitteilungen an die Eigentümer werden in diesem Kanal veröffentlicht.
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