System für Notariate und Urkundsbüros

Jeder Vorgang beginnt als Karte in der „Terminbuchung“ mit den Daten der Beteiligten, der Art des Vorgangs – Vertrag, Vollmacht oder Eigentumsübertragung –, dem Erscheinungstermin und den mitzubringenden Unterlagen, dann wechselt sie beim Erscheinen zur „Prüfung“ für die Kontrolle von Identitäten, Vertretungsbefugnissen und Vollständigkeit der Unterlagen. Im „Entwurf“ formuliert der Urkundsmitarbeiter den Vertrags- oder Vollmachtstext im Einklang mit dem Willen der Parteien und den gesetzlichen Vorgaben und legt ihn ihnen vor, dann folgt die „Beurkundung“, in der der leitende Notar die Erklärungen aufnimmt, unterzeichnen lässt und die Urkunde ausstellt, und schließlich „Ausgabe & Archivierung“ mit der Aushändigung der Ausfertigungen an die Beteiligten und der Ablage des Registers unter einer Aktennummer.

Der Chat koordiniert den Arbeitstag: die Bestätigung eines Termins, der Hinweis an einen Urkundsmitarbeiter auf einen verspäteten Beteiligten oder die Anforderung einer fehlenden Unterlage vor dem Termin, damit niemand umsonst erscheint. Die Ankündigungen informieren die Kunden über Öffnungszeiten und offizielle Hinweise – etwa neue Weisungen des Justizministeriums zu Beurkundungsverfahren oder Anforderungen der elektronischen Eigentumsübertragung –, damit jeder Beteiligte schon beim ersten Besuch vollständige Unterlagen dabeihat.

In den Forderungen werden die Gebühren jedes Vorgangs täglich erfasst und sauber zwischen amtlichen Gebühren und Bürohonorar getrennt; so kennt der leitende Notar die Einnahmen des Tages und des Monats präzise und ohne manuelle Zählung. Die Urkundsmitarbeiter verschieben die Karten mit jedem Beteiligten zwischen den Spalten, und der Notar sichtet vor jeder Sitzung die Liste „Beurkundung“ und siegelt keinen Vorgang, bevor Prüfung und Entwurf auf seiner Karte vollständig sind – denn sein Siegel ist eine gesetzliche Verantwortung, die kein spontanes Ermessen tragen kann.