System für Immobilienbewertungs- und Gutachtenbüros

Jeder Auftrag kommt als Karte in die Spalte „Auftragseingang“ mit den Daten von Kunde und Objekt sowie dem Zweck der Bewertung, dann wechselt er zur „Besichtigung“, wo die Außendienstmitarbeiter das Objekt aufnehmen und Fotos, Maße und Anmerkungen als Anhänge an die Karte laden. Danach folgt die „Analyse“, in der der Gutachter den Wert mit Vergleichsobjekten und der passenden Methodik aufbaut, dann die „Begutachtung“ beim leitenden Gutachter, der Methodik und Zahlen prüft – bei Freigabe geht sie in die „Erstellung“ für die Ausfertigung des finalen gestempelten Gutachtens und seine Übergabe an den Kunden, und schließlich in den „Forderungseinzug“ bis zur Begleichung des Honorars.

Das Forum ist das Fachgedächtnis des Büros: ein Bereich für Methodiken und freigegebene Bewertungsstandards, ein Bereich für Sonderfälle, die Ermessensentscheidungen brauchen – seltene Objekte oder Streitfälle –, in denen diskutiert und die konsolidierte Auffassung dokumentiert wird, und ein Bereich für Marktpreise und Indikatoren, den alle mit ihren beobachteten Transaktionen speisen. Der Chat dient der schnellen Abstimmung: die Terminierung von Besichtigungen und dringende Fragen aus dem Außendienst. Die Forderungen buchen das Honorar jedes Auftrags: was berechnet, was bezahlt und was rückständig ist – so kennt das Büro seine Forderungen an Banken und Stellen laufend.

Die Außendienstmitarbeiter füllen die Besichtigungskarte vom Objekt aus, der Gutachter baut die Analyse darauf auf, und der leitende Gutachter sichtet und schickt die Karte bei Lücken zurück in die „Analyse“ oder bei Vollständigkeit weiter in die „Erstellung“. Der Koordinator nimmt die Aufträge entgegen, verteilt sie und verfolgt die Spalte „Forderungseinzug“ mit den Kunden. In dieser Reihenfolge verlässt kein Gutachten das Büro ohne dokumentierte Begutachtung, und kein Auftrag geht zwischen den Stellen verloren.