System für eine Apotheke
Eine Apotheke, die einen Arzneimittelbestand mit Verfallsdaten, Lieferantenbestellungen, Rezepte und Kassenabrechnungen verwaltet.
Von der Verfallsdaten-Kontrolle über Bestellungen, Rezepte und Verkauf bis zur Kassenabrechnung — der komplette Arzneimittelzyklus in einem System.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Der Arbeitstag beginnt in der Spalte „Verfallsdaten“: Die Karten der kurz vor dem Ablauf stehenden Artikel werden am Morgen geprüft — entschieden wird über Aussonderung oder Abverkauf mit Aktionen vor dem Verfall. Fehlbestände werden zu einer Karte „Bestellung“, die an den Lieferanten geht und bis zum Wareneingang und Rechnungsabgleich verfolgt wird. Eingehende Rezepte werden als Karten in „Rezept“ erfasst: Der Apotheker prüft Wechselwirkungen und verfügbare Alternativen; dann wandern sie bei Abgabe und Kassieren nach „Verkauf“. Rezepte von Krankenkassen gehen weiter nach „Kassenabrechnung“: Dort werden die Abrechnungen gebündelt, bei den Kassen eingereicht und bis zur Zahlung verfolgt. Der Tag endet mit „Bericht“ — einer Zusammenfassung von Umsatz, Fehlbeständen und Aussonderungen.
Der Chat verbindet Apotheker, Kasse und leitenden Apotheker: eine Frage nach einer Alternative für ein nicht verfügbares Arzneimittel, der Hinweis auf einen Rezeptfehler, der einen Anruf beim Arzt erfordert, oder die Abstimmung von Bereitschaftsdiensten. Die Ankündigungen tragen die Apotheken-Rundschreiben: der behördlich angeordnete Rückruf einer Charge, Preisaktualisierungen oder eine neue Richtlinie zur Antibiotikaabgabe.
Die Forderungen erfassen die Lieferantenverbindlichkeiten aus den Bestellungen, die offenen Kassenabrechnungen und gegebenenfalls Zielverkäufe. So weiß der leitende Apotheker, was die Apotheke zu fordern und zu zahlen hat — ohne das Chaos papierner Rechnungen.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Leitende:r Apotheker:in
Prüft den Verfallsdatenbericht und genehmigt die Bestellungen; verifiziert die kritischen Rezepte und Wechselwirkungen; gibt die Abgaberichtlinien frei.
Apotheker:innen
Geben die Rezepte ab und prüfen Dosierungen und Alternativen; führen die Karten von „Rezept“ nach „Verkauf“; melden die Fehlbestandskarten für die Bestellungen.
Kasse
Zieht die Verkäufe ein und erfasst sie in den Forderungen; bündelt die Kassenabrechnungen, reicht sie bei den Kassen ein und verfolgt ihre Zahlung in der Spalte „Kassenabrechnung“.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Apothekensystem»
Ab heute ist jeder kurz vor Ablauf stehende Artikel, jede Bestellung und jedes Rezept eine Karte, die über die Spalten wandert — nichts bleibt mehr im Gedächtnis oder auf Papier. Der Chat dient der Abstimmung zwischen Apothekern und Kasse, die Ankündigungen den offiziellen Rundschreiben wie Chargenrückrufen und Preisaktualisierungen, Lieferanten- und Kassenforderungen den Forderungen. Beginnt damit, die knappen Verfallsdaten zu inventarisieren und als Karten zu erfassen.
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