System für eine Privatschule
Eine Privatschule mit Jahrgangsstufen und Klassen, deren Eltern das ganze Jahr über strukturierte Information und Kommunikation brauchen.
Das ganze Schuljahr von der Einschreibung bis zu den Zeugnissen — mit Forum für Lehrkräfte und Unterricht sowie offiziellen Rundschreiben an die Eltern.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Das Schuljahr beginnt mit Karten in „Einschreibung“ für jeden neuen und wiederkehrenden Schüler: Das Sekretariat erfasst die Daten und die festgesetzten Gebühren. Dann wandern die Karten nach „Klassen“: Dort werden die Schüler auf die Klassen verteilt und die Listen von den Jahrgangsleitungen genehmigt. Im Laufe des Jahres arbeiten die Karten in „Fallbetreuung“: Verhaltensauffälligkeiten, wiederholtes Fehlen, Notenabfall — jeder Fall ist eine Karte, die die Lehrkraft eröffnet und die Jahrgangsleitung bis zur Lösung verfolgt. Was offizielle Kommunikation mit der Familie braucht, wandert nach „Elternkommunikation“: Dort werden Gespräche und Vereinbarungen dokumentiert. Nach den Prüfungen werden die Ergebnisse in „Ergebnisse“ gebündelt und vor der Bekanntgabe geprüft; das Jahr endet mit der Spalte „Neues Schuljahr“ für Versetzungen und Statistiken.
Das Forum ist das berufliche Gedächtnis der Schule: ein Bereich für den Lehrplan, in dem Unterrichtspläne und Arbeitsblätter diskutiert werden, und ein Bereich für Unterrichtsangelegenheiten, in dem die Beschlüsse der Jahrgangskonferenzen dokumentiert werden — was dort vereinbart wird, geht nicht verloren wie Entscheidungen im Chat. Der Chat bleibt für die Tagesabstimmung: die Vertretung einer ausfallenden Lehrkraft oder die Organisation der Morgenaufstellung. Die Ankündigungen sind der offizielle Kanal für die Rundschreiben an die Eltern: Prüfungstermine, Ferien und Schulrichtlinien.
Die Forderungen führen die Schulgebühren mit der Vertraulichkeit jedes Schülers: gezahlte Rate, Restbetrag und gewährte Ermäßigungen — sichtbar nur für Schulleitung und Buchhaltung. So kennen beide die Eingangsquoten je Jahrgangsstufe, ohne dass die Lehrkräfte die Zahlen der Familien sehen.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Schulleitung
Genehmigt die Klassenverteilung und die Endergebnisse, dokumentiert die wichtigen Verwaltungsentscheidungen im Forum und prüft die Eingangsquoten der Gebühren in den Forderungen.
Jahrgangsleitungen
Verfolgen die Karten in „Fallbetreuung“ und „Elternkommunikation“ ihrer Jahrgänge, lösen Verhaltens- und Leistungsprobleme und melden der Schulleitung, was eine Entscheidung braucht.
Lehrkräfte
Eröffnen die Betreuungskarten für Schülerfälle, teilen Unterrichtspläne und Arbeitsblätter im Lehrplan-Forum und erfassen die Noten zu ihren Terminen.
Sekretariat
Verwaltet die Einschreibungskarten und Klassenlisten, koordiniert und dokumentiert die Elterngespräche und veröffentlicht die offiziellen Rundschreiben in den Ankündigungen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Lehrplan & UnterrichtspläneUnterrichtspläne, Arbeitsblätter und Fragenpools für jedes Fach und jeden Jahrgang — eine dauerhafte Referenz für die Lehrkräfte statt verstreuter Dateien.
- Beschlüsse der JahrgängeDokumentation der Beschlüsse der Jahrgangskonferenzen: Ordnungsrichtlinien, Erfassungstermine und Bewertungskriterien — was hier vereinbart wird, ist verbindlich und dokumentiert.
- Gemeinsame SchülerfälleFachlicher Austausch über einen Fall, der die Zusammenarbeit mehrerer Lehrkräfte braucht — unter Nennung des Schülerkürzels, ohne überflüssige persönliche Details.
- Weiterentwicklung des SchullebensVorschläge der Lehrkräfte zur Verbesserung von Abläufen, Aktivitäten und Schulveranstaltungen.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1) Für jeden Schülerfall wird am Tag seiner Feststellung eine Karte in „Fallbetreuung“ eröffnet — kein Fall wird mündlich geführt. 2) Jahrgangsbeschlüsse und Bewertungsrichtlinien werden im Forenbereich „Beschlüsse der Jahrgänge“ dokumentiert; der Chat dient nur der Tagesabstimmung. 3) Rundschreiben an die Eltern werden ausschließlich vom Sekretariat in den Ankündigungen veröffentlicht; keine Lehrkraft kommuniziert mit einem Elternteil außerhalb der Dokumentation durch die Jahrgangsleitung. 4) Noten werden zu den angekündigten Terminen erfasst; Ergebnisse gelten erst nach Prüfung durch die Jahrgangsleitung als genehmigt. 5) Familiendaten und -gebühren sind eine rote Linie: Sie werden nicht im Chat besprochen und sind nur für Berechtigte der Forderungen sichtbar. 6) In den Karten der „Elternkommunikation“ werden Gespräche und Vereinbarungen am Tag ihres Geschehens dokumentiert.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Schulsystem»
Ab heute wird das Schuljahr von hier aus gesteuert: Einschreibung, Klassenverteilung, Fallbetreuung, Elternkommunikation und Ergebnisse — alles Karten in klaren Spalten. Das Forum dokumentiert Lehrplan und Jahrgangsbeschlüsse, der Chat dient der schnellen Tagesabstimmung, die Ankündigungen den offiziellen Rundschreiben, und die Gebühren liegen in den Forderungen mit der Vertraulichkeit jedes Schülers. Beginnt damit, die Schüler des neuen Jahres zu erfassen, und lest das angepinnte Thema mit den Arbeitsregeln im Forum.
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