System für Öffentlichkeitsarbeit
Ein Team, das das mediale Bild des Unternehmens steuert: Monitoring, Stories, Pressemitteilungen, Distribution und Clippings.
Vom Monitoring dessen, was über das Unternehmen gesagt wird, bis zum Monatsbericht an die Geschäftsführung — ein vollständig dokumentierter PR-Zyklus.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
In der Spalte „Monitoring“ werden Karten zu allem gesammelt, was über Unternehmen, Branche und Wettbewerber gesagt wird, plus Chancen für Medienpräsenz — täglich vom Monitoring-Verantwortlichen mit Quellen eingestellt. Eine veröffentlichungswürdige Story wandert in „Story“, wo ihr Blickwinkel entwickelt und ihr Material gesammelt wird, dann in „Pressemitteilung“, wo sie journalistisch formuliert und vom PR-Leiter vor dem Versand freigegeben wird. Nach der Freigabe wechselt die Karte in „Distribution“, wo der Medienkoordinator sie an die Journalistenliste verschickt und die Rückmeldungen verfolgt, dann in „Clipping“, wo Veröffentlichungen mit Links dokumentiert werden. Die Monatsbilanz wird im „Monatsbericht“ zusammengefasst und an die Geschäftsführung übergeben.
Der Chat dient der schnellen Abstimmung und dringenden Freigaben — besonders in sensiblen Situationen, die kein Warten erlauben. Das Forum ist das dokumentierte Gedächtnis der Abteilung: die Story-Bank mit fertigen Geschichten, das Clipping-Archiv mit Links und die Dokumentation vergangener Krisen und ihrer Bewältigung, auf die das Team bei Bedarf zurückgreift.
Die Information fließt auf und ab: Der Monitoring-Verantwortliche stellt Wichtiges als Karten ein, der Redakteur macht daraus Stories und Mitteilungen, der Medienkoordinator steuert Distribution und Journalistenkontakte, und der PR-Leiter gibt jede Mitteilung vor dem Versand frei und liefert den Monatsbericht. Keine Mitteilung geht ohne Freigabe raus, kein Clipping geht ohne Dokumentation verloren.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
PR-Leiter
Gibt jede Mitteilung vor der Distribution frei, legt die Story-Prioritäten aus dem Monitoring fest und überbringt den Monatsbericht an die Geschäftsführung.
Medienredakteur
Verwandelt Stories in journalistisch formulierte Mitteilungen und Meldungen in der Spalte „Pressemitteilung“ und stellt das Begleitmaterial jeder Karte zusammen.
Medienkoordinator
Pflegt die Journalistenliste, verschickt die Mitteilungen und verfolgt Rückmeldungen in „Distribution“, dokumentiert Clippings mit Links auf den Karten.
Monitoring-Verantwortlicher
Beobachtet täglich, was über Unternehmen, Wettbewerber und Branche veröffentlicht wird, und stellt Wichtiges als Karten in „Monitoring“ ein — mit Quelle und erster Relevanzeinschätzung.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
Forenbereiche (4)
- Story-BankVeröffentlichungswürdige Stories und Blickwinkel aus den Unternehmensbereichen — der Redakteur greift darauf zurück, wenn er Material braucht.
- Clipping-ArchivWichtige Veröffentlichungen mit Links und Kontext dokumentiert — Referenz für Berichte oder zur Beantwortung von Rückfragen.
- Krisen & SituationenDokumentation sensibler Mediensituationen: was passiert ist, wie wir reagiert haben und welche Lesson Learned bleibt.
- MedienkontakteNotizen zu Journalisten und Plattformen, mit denen wir arbeiten, und welche Inhalte zu wem passen.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1) Keine Mitteilung an die Medien ohne dokumentierte Freigabe des PR-Leiters auf ihrer Karte. 2) Jede Veröffentlichung wird innerhalb eines Tages mit Link in „Clipping“ dokumentiert. 3) Sensible Situationen werden im Chat besprochen, weil es schnell gehen muss; die Entscheidung wird danach im Forenbereich „Krisen & Situationen“ dokumentiert. 4) Tägliches Monitoring ist jeden Morgen Pflicht — Erwähnenswertes wird zur Karte, der Rest archiviert. 5) Der Monatsbericht wird pünktlich abgeliefert, auch in einem ruhigen Monat — die Ruhe selbst ist ein erwähnenswertes Ergebnis.
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