System für Immobilienauktionskomitees
Komitees und Spezialteams für die Durchführung von Grundstücks- und Immobilienauktionen.
Der komplette Auktionszyklus von Dokumentation und Bewertung der Immobilie über die Vermarktung und die Auktionsdurchführung bis zu Eigentumsübertragung und Forderungseinzug.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede für die Auktion vorgesehene Immobilie kommt als Karte in die „Dokumentation“, wo die Dokumentenkoordinatoren Urkunden, Genehmigungen und amtliche Übertragungsvorgänge vervollständigen, dann wechselt sie zur „Bewertung“ für die Festlegung des Richtwerts und des Mindestgebots. Nach Freigabe der Bewertung geht sie in die „Vermarktung“ mit der Erstellung von Broschüren und Inseraten und der Entgegennahme von Bieteranfragen, dann zur „Auktion“ am Versteigerungstag, wo die Bieter und das Ergebnis des Zuschlags auf der Karte dokumentiert werden. Nach dem Zuschlag wechselt die Karte zur „Eigentumsübertragung“ für die Eigentumsübertragung an den Gewinner, und schließlich in den „Forderungseinzug“ bis zur vollständigen Begleichung des Kaufpreises und der Provisionen.
Die Ankündigungen sind der offizielle Kanal der Auktion: die Termine der kommenden Auktionen, die Listen der angebotenen Immobilien und die Bietbedingungen – Informationen, die das ganze Team in einer einzigen freigegebenen Fassung erreichen müssen. Der Chat dient der Tageskoordination: eine Bieteranfrage, die Vorbereitung des Saals oder ein gemeinsamer Besichtigungstermin. Die Forderungen buchen die von den Bietern erhaltenen Sicherheitsleistungen und deren Rückerstattung an diejenigen ohne Zuschlag sowie den Kaufpreis der zugeschlagenen Immobilie und die Provision des Komitees – eine sensible Rechnung, die keinen Fehler duldet, denn es ist fremdes Geld, bevor es eures wird.
Der Auktionsleiter gibt die Mindestgebote frei, führt den Auktionstag und dokumentiert die Zuschläge, die Dokumentenkoordinatoren betreuen die Spalten „Dokumentation“ und „Eigentumsübertragung“ mit Notaren und Behörden, der Marketingleiter führt die „Vermarktung“, empfängt die Bieter und erfasst ihre Sicherheitsleistungen, und der Buchhalter betreut den „Forderungseinzug“ und gleicht die Forderungen mit den Zuschlagsergebnissen ab. Jede Auktion schließt mit einem Bericht über das Verkaufte, das Verschobene und das Vereinnahmte – vollständig aufgebaut auf den Karten des Boards.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Auktionsleiter
Gibt Bewertungen und Mindestgebote frei, führt die Abläufe des Auktionstags, dokumentiert die Zuschlagsergebnisse auf den Karten und entscheidet jeden Bieterstreit endgültig.
Dokumentenkoordinatoren
Vervollständigen Urkunden und Genehmigungen in „Dokumentation“ und führen die Abläufe der „Eigentumsübertragung“ mit Notaren und Gewinnern bis zur Eigentumsübertragung.
Marketingleiter
Betreut die Spalte „Vermarktung“: Erstellung der Auktionsmaterialien und Bewerbung, Empfang der Bieter, Erfassung ihrer Sicherheitsleistungen und Koordination der gemeinsamen Besichtigungen.
Buchhalter des Komitees
Bucht die Sicherheitsleistungen der Bieter und ihre Rückerstattung in den Forderungen und verfolgt die Begleichung des Kaufpreises der zugeschlagenen Immobilien und der Provisionen im „Forderungseinzug“ bis zur Vollständigkeit.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Auktionssystem»
Ab heute durchläuft jede Immobilie, die wir versteigern, eine Karte durch die Spalten von „Dokumentation“ bis „Forderungseinzug“, jede Sicherheitsleistung oder Zahlung wird in den Forderungen auf den Namen ihres Eigentümers gebucht, und Auktionstermine und -bedingungen werden hier offiziell verkündet. Erster Schritt: die vorgesehenen Immobilien erfassen und ihre Unterlagen vor der Terminverkündung vervollständigen. Keine Immobilie kommt auf eine Auktionsliste, bevor die Spalte „Dokumentation“ abgeschlossen ist.
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