System für Immobilienmarketingbüros
Immobilienmarketingbüros, die Bebauungspläne und Projekte im Auftrag von Bauträgern auf Provisionsbasis verkaufen.
Vom Projektbestand über Kampagne, Reservierungen, Verträge und Eigentumsübertragung bis zum Provisionsanspruch – ein komplett dokumentierter Verkaufszyklus.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jedes Projekt, das das Unternehmen vermarktet, beginnt im „Projektbestand“, wo die angebotenen Einheiten – Grundstücke, Villen oder Wohnungen – mit ihren Spezifikationen und den vom Bauträger freigegebenen Preisen erfasst werden. Mit dem Kampagnenstart gehen die Aufgaben in die „Kampagne“: Inserate, Ausstellungen und Anrufe, und jeder ernsthafte Kunde, der eine Einheit reserviert, erhält eine Karte in „Reservierung“ mit dem Betrag der Reservierungsanzahlung. Nach Abschluss der Freigaben wechselt die Karte in den „Vertrag“ zur Unterzeichnung, dann zur „Eigentumsübertragung“ für die Übertragung der Urkunde oder die Übergabe der Einheit, und schließlich zur „Provision“, wo die Provision des Büros vom Bauträger nach Vollzug des Verkaufs fällig wird.
Die Ankündigungen sind der Draht des Büros zum Vertriebsteam: die Freigabe neuer Preise durch den Bauträger, der Start einer neuen Phase, die Anpassung der Rabattrichtlinie – Entscheidungen, die jeder Berater sofort kennen muss. Der Chat dient der schnellen Abstimmung: ein Besichtigungstermin mit einem Kunden oder die Rückfrage zu einer verfügbaren Einheit. Die Forderungen buchen die Reservierungsanzahlung jeder Reservierung und die fällige Büroprovision beim Bauträger nach jeder Eigentumsübertragung samt dem, was vereinnahmt wurde und was offen bleibt – so geht keine Provision zwischen Bauträger und Büro verloren.
Der Vertriebsleiter gibt die Preise frei, verteilt die Kunden auf die Berater und sichtet wöchentlich die Reservierungspipeline, die Berater führen die Karten ihrer Kunden von „Reservierung“ bis „Eigentumsübertragung“ und aktualisieren sie nach jedem Kontakt, und der Vertragskoordinator bereitet die Vertragsformulare vor und verfolgt Unterzeichnung und Eigentumsübertragung mit Bauträger und Notar. Nach Abschluss der Übertragung bucht der Buchhalter die Provision in den Forderungen, und die Karte wechselt zur „Provision“ bis zum Zahlungseingang.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Vertriebsleiter
Gibt Preise und Angebote mit dem Bauträger frei, verteilt die Interessenten auf die Berater und sichtet wöchentlich die Spalten „Kampagne“ und „Reservierung“, um die Konversionsraten zu kennen.
Vertriebsberater
Betreuen die Kunden vom Erstkontakt bis zur Reservierung: koordinieren die Besichtigungen, aktualisieren die Kundenkarte nach jedem Schritt und führen sie Richtung „Vertrag“.
Vertragskoordinator
Bereitet die Vertragsformulare vor und prüft die Unterlagen der Käufer; er verfolgt Unterzeichnung und Eigentumsübertragung mit Bauträger und Notar bis zur Aushändigung der Urkunde.
Provisionsbuchhalter
Bucht die Reservierungsanzahlung bei jeder Reservierung in den Forderungen, berechnet die fällige Büroprovision nach jeder Übertragung und verfolgt ihren Einzug beim Bauträger.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im Projektmarketingsystem»
Ab heute durchläuft jede Einheit, die wir verkaufen, eine Karte durch die Spalten von „Reservierung“ bis „Provision“, jede Anzahlung wird am Tag ihres Eingangs in den Forderungen gebucht, und jeder neue Preis oder jedes neue Angebot wird hier offiziell verkündet – kein Preis gilt außerhalb der Ankündigungen. Erster Schritt: den verfügbaren Projektbestand und die laufenden Reservierungen erfassen. Fragen zu Einheiten oder Kunden laufen über den Chat, und die Entscheidungen erreichen euch in diesem Kanal.
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